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  Directiva 002 de 2017 Secretaria Jurídica Distrital
 
  Fecha de Expedición: 22/06/2017  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 22/06/2017  
  Medio de Publicación:  


 
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DIRECTIVA 002 DE 2017

 

(Junio 22)

 

Para:

SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ, D.C., EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES/AS LOCALES Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

 

De:

SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL.

Asunto:

DIRECTRICES SOBRE COMITÉS DE CONCILIACIÓN. Radicación No. 2-2017-6881.

 

El Acuerdo Distrital 638 de 2016 creó la Secretaría Jurídica Distrital y el Decreto Distrital 323 de 2016 establece su estructura organizacional, normas que en sus artículos 5 y 3, respectivamente, le asignan a la Secretaría Jurídica Distrital, como una de sus funciones, la de "Formular, adoptar, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital y, la definición, adopción y ejecución de las políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico del Distrito Capital, conforme a las normas vigentes en la materia".

 

Ahora bien, el Decreto Distrital 690 de 2011 adopta lineamientos para el buen funcionamiento de la conciliación en los Comités de Conciliación de las entidades del Distrito Capital, por ello, su observancia y plena aplicación como complemento a las normas que regulan la materia, reviste alta importancia tanto para los Comités de Conciliación como para las Oficinas Jurídicas. En este sentido, el artículo 2.2.4.3.1.2.1. del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, establece el campo de aplicación obligatoria de las normas sobre Comités de Conciliación e incluye a los organismos públicos del orden distrital.

 

De otra parte, conforme al artículo 2.2.4.3.1.2.2. del mencionado decreto, los Comités de Conciliación están concebidos legalmente como una instancia administrativa que actúan como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, lo cual implica que, más allá del análisis aislado de las solicitudes de conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos o de la simple evaluación sobre el inicio de las acciones de repetición, participa en la formulación de las políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad.

 

Aunado a lo anterior, es de vital importancia resaltar el inciso 2 del artículo 2.2.4.3.1.2.12. ídem, modificado por el artículo 3 del Decreto Nacional 1167 de 2016, que en lo ateniente a la procedencia de la Acción de Repetición, dispone: "Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la Entidad Pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión"

 

Ahora, con relación a su integración, el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto Único 1069 de 2015, modificado por el artículo 2 del Decreto Nacional 1167 de 2016, dispone que el Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios con voz y voto:

 

1. El jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente respectivo o su delegado.

 

2. El ordenador del gasto o quien haga sus veces.

                                                                 

3. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

 

4. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente.

 

La participación de los integrantes será indelegable, salvo en la excepción prevista en el numeral 1°.

 

De otra parte, concurrirán al Comité de Conciliación sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir, según el caso concreto. Igualmente, asistirán el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, y el Secretario Técnico del Comité. El Comité podrá invitar a particulares a sus sesiones cuando lo considere necesario.

 

Las decisiones adoptadas en el Comité de Conciliación, en cada caso concreto, hacen parte de la actividad de la administración, por lo tanto, están sometidas a los principios de la función administrativa y a los fines del buen servicio, así mismo, deben obedecer a motivos objetivos previamente contemplados en la Ley.

 

Con base en lo anterior y teniendo en cuenta la normativa vigente sobre los Comités de Conciliación, la Secretaría Jurídica Distrital fija las siguientes directrices:

 

1. En el evento de delegación[i] de la participación en el Comité de Conciliación, se deberá efectuar en un funcionario diferente a los miembros del Comité, con el objeto de mantener la pluralidad en las decisiones que se pretendan adoptar.

 

2. Es un deber de los miembros del Comité de Conciliación asistir a todas las sesiones, ordinarias y extraordinarias, so pena de incurrir en falta disciplinaria y demás responsabilidades. El Comité deberá sesionar por lo menos dos (2) veces al mes.

 

3. Los asuntos de carácter particular y de contenido económico susceptibles de conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativa, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.1.2. del Decreto Único 1069 de 2015, modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 1167 de 2016, son los que se adelantan por los medios de control de nulidad y restablecimiento del derecho, reparación directa y controversias contractuales.

 

4. De acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.3.1.1.2 del Decreto Único 1069 de 2015, no son susceptibles de conciliación extrajudicial en lo contencioso administrativo, aquellos asuntos que versen sobre conflictos de carácter tributario, en los que la correspondiente acción haya caducado y los que deban tramitarse mediante el proceso ejecutivo de que trata el artículo 75 de la Ley 80 de 1993, salvo las excepciones específicas establecidas en la Ley.

 

5. Adoptar e implementar el módulo de conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ, conforme a las orientaciones de la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

6. Los apoderados deberán diligenciar con tres días de anticipación a la celebración al Comité de Conciliación, en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ, las fichas técnicas en las que, entre otras, se incluyan los aspectos fundamentales del caso concreto, la exposición de sus argumentos y conclusiones. Información que debe permitir, una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir. El incumplimiento de este deber conlleva, entre otras, responsabilidades de carácter disciplinario.

 

7. Decidir sobre la procedencia de la conciliación con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. En este sentido, los miembros de los Comités de Conciliación deben ajustar sus posiciones al ordenamiento jurídico, por lo tanto, la decisión de conciliar, por sí sola, no da lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni acciones de repetición, ni constituye ordenación del gasto.

 

El desconocimiento de los parámetros legales y de los principios de la función pública, así como cualquier motivación subjetiva alejada de las razones del buen servicio, hacen responsables a los miembros de los Comités de Conciliación, pues estos desarrollan una actividad pública susceptible de control.

 

8. Los miembros del Comité de Conciliación tienen el deber de manifestar los impedimentos y/o conflictos de intereses en que puedan estar incursos en relación con los asuntos sometidos a su conocimiento.

 

9. Las entidades darán estricto cumplimiento a los acuerdos conciliatorios, una vez hayan sido aprobados por la autoridad judicial correspondiente y se encuentren en firme.

 

10. Las decisiones de los Comités de Conciliación son de obligatorio acatamiento para los apoderados de las entidades, quienes deben someterse a las directrices que en ejercicio de sus funciones adopten los Comités en materia de gestión litigiosa. Apartarse de las decisiones y lineamientos del Comité de Conciliación genera responsabilidad legal, según corresponda.

 

11. Los apoderados deberán presentar, dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de la audiencia de conciliación, al Secretario Técnico del Comité un informe en el que se detalle lo ocurrido en la diligencia.

 

12. Es un deber del ordenador del gasto remitir dentro de los cinco (5) días siguientes a la realización del pago al Secretario Técnico del Comité de Conciliación, los documentos que soportan el pago, a fin de que se analice la procedencia de la acción de repetición.

 

13. Adoptar la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición, en el término máximo de cuatro (4) meses siguientes al recibo del acto administrativo y antecedentes del pago total de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, remitido por el ordenador del gasto. El incumplimiento de este deber constituye, entre otras, falta disciplinaria.

 

14. Los Comités de Conciliación deberán hacer seguimiento de que la demanda de repetición se presente dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión de iniciarla.

 

15. Analizar los resultados de los procesos judiciales en los que es parte la entidad, y adoptar los correctivos a que haya lugar, considerando la retroalimentación con los apoderados, que cuentan con la información e insumos obtenidos en la gestión judicial directa adelantada.

 

16. El Secretario Técnico deberá, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a cada sesión, diligenciar en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB- BOGOTÁ, las respectivas actas.

 

17. El Secretario Técnico del Comité deberá expedir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cada sesión, la certificación correspondiente con destino al apoderado cuando haya lugar a ello.

 

18. En el evento que exista más de una entidad distrital convocada a una audiencia de conciliación, se deberá, en lo posible, obtener la posición de la otra entidad, previo a que el respectivo Comité de Conciliación decida sobre la procedencia de la conciliación.

 

19. Remitir al Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital la posición institucional de cada Comité de Conciliación, cuando un asunto judicial o extrajudicial involucra a más de un organismo del nivel central del Distrito y exista discrepancia en cuanto a la procedencia de la conciliación, con el fin que en conjunto se adopte una posición unificada. Igual tratamiento se dará cuando se presenten acciones populares y de grupo.

 

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

 

Secretaria Jurídica Distrital

 

 

 



[i] Téngase en cuenta que sólo el jefe, director, gerente, presidente o representante legal del ente respectivo puede delegar su participación.

 

 
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