RESOLUCIÓN 271 DE 2025

(Mayo 08)

Por medio de la cual se establece el valor de las copias de documentos solicitados a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP y se dictan otras disposiciones

El Gerente de Tecnología de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP en uso de sus atribuciones reglamentarias, en especial la conferida en la Resolución 373 de 2022 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el numeral 1 del artículo primero de Resolución 373 de 2022, los Gerentes Corporativos, el Gerente Jurídico y de Tecnología y la Secretaría General se encuentran delegados para expedir actos administrativos relacionados con las actividades propias de la respectiva área en el marco de las responsabilidades establecidas en el en el Acuerdo de Junta Directiva No. 11 de 2013, modificado por los Acuerdos No. 04 y No. 28 de 2019, y No. 95 de 2022, y las normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Que de conformidad con el artículo 20 de la Constitución Política se garantiza a toda persona el derecho de informar y recibir información veraz e imparcial. 

Que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2° del artículo 5 de la Ley 1437 de 2011, toda persona tiene derecho a solicitar ante las autoridades copia a su costa de los documentos que estos generen, custodien o administren, salvo aquellos que cuenten con reserva legal.

Que el artículo 29 ibidem establece que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.

Que mediante la Ley 1712 de 2014, se crea la Ley de Transparencia y el Derecho de Acceso a la Información Nacional, cuyo artículo 6 contiene las siguientes definiciones, necesarias para determinar la clasificación y divulgación de la información: a) Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen; b) Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley; d) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley.

Que, en desarrollo del principio de gratuidad y costos de reproducción, establecido en el artículo 2.1.1.3.1.5 del Decreto 1081 de 2015, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 3 y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben:

1. Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información.

2. Permitir al ciudadano, interesados o usuario:

a. Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta;

b. Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada, de acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicación de Información;

c. Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el acto de motivación de los costos de reproducción de información pública.

Que la misma norma establece que se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción.

Adiciona el mismo artículo indica que, cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información.

Que el artículo 2.1.1.3.1.6. de la norma en cita establece: Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado. El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.2.1.4 del presente decreto.

PARÁGRAFO  1. Para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias tanto físicas como Digitales, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.   

PARÁGRAFO  2. Cuando se trate de solicitudes de información relacionadas con la prestación de un trámite a cargo del sujeto obligado, los costos de reproducción de la información solicitada estarán sujetos a las tasas o tarifas establecidas para la realización del trámite, según las normas que reglamentan el mismo.

Que es necesario establecer de manera clara y transparente los costos asociados a la expedición de copias de documentos que reposan en los archivos de la EAAB-ESP con el fin de garantizar el acceso a la información pública conforme a las disposiciones normativas antes mencionadas.

Que la Dirección a Planeación y Control de Rentabilidad, Gastos Y Costos de la EAAB-ESP realizó un estudio técnico de los costos asociados a la reproducción de documentos de conformidad con el memorando interno 1240001-2025-0054 de 28 de abril de 2025. 

Que en virtud de lo anterior se considera pertinente fijar las tarifas correspondientes a la expedición de copias de documentos, garantizando la recuperación de costos directos.

Que la Resolución No 0063 de 2024 de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP contiene el valor de las copias de documentos, sin embargo, teniendo en cuenta que nos encontramos en una economía inflacionaria se requieren actualizar dichos valores y como consecuencia, derogar dicha resolución a efectos de evitar la proliferación normativa  

Que, de conformidad con lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: OBJETO. La presente resolución tiene por objeto establecer el valor de las copias de documentos que sean solicitados por los ciudadanos a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, en ejercicio de su derecho de petición y acceso a la información pública, siempre y cuando no sea información clasificada o reservada por disposición legal o constitucional. 

ARTÍCULO SEGUNDO: TARIFAS. Fijar el valor de las copias de documentos que reposan en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá-ESP así: 

Los valores están dados en pesos colombianos, moneda corriente, incluyen IVA y las copias se expedirán únicamente en blanco y negro.

PARÁGRAFO: Los precios fijados en la presente resolución se actualizarán anualmente con base en el índice de precios del consumidor (IPC) según el reporte estadístico del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

ARTÍCULO TERCERO: EXENCIONES. Quedarán exentas del pago de las copias solicitadas las siguientes solicitudes de información: 

a) Solicitudes de información cuyas copias requeridas no excedan las veinte (20) páginas.

b) Solicitudes de información a estudiantes que acrediten el uso de la información para fines educativos y/o destinados a la investigación y producción de conocimiento. Esta solicitud debe estar soportada por la copia del carnet del estudiante y comunicación proveniente de la universidad o del docente.

c) Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o investigación penal, o autoridad judicial o ente de control.

d) Cuando haya sido ordenada por una autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones.

ARTÍCULO CUARTO: PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO. El trámite correspondiente al pago de copias de documentos, copias de planos, CD y DVD será el siguiente:

1. Solicitud radicada ante la EAAB-ESP teniendo en cuenta los medios de los cuales trata el Artículo 2.1.1.3.1.1. del Decreto 1081 de 2015 (Presencial, telefónico, correo físico o postal, correo electrónico institucional y formularios electrónicos) 

Las solicitudes de información electrónica deberán ser enviadas al correo institucional: cite@acueducto.com.co.

2. El Centro de Información Técnica Empresarial (CITE - PLANOTECA) enviará el recibo de caja en el cual se relacionará el valor a cancelar por parte del peticionario, así como los datos correspondientes a las formas de pago, número de cuenta, tipo de cuenta, banco y el formato de acuerdo de confidencialidad MPFD0401F06, el que lo modifique o sustituya. El recibo de caja tendrá fecha única de pago, en caso de no realizarse el pago en la fecha de su expedición, el interesado deberá solicitarlo nuevamente.

3. La entrega del material solicitado se hará en los términos señalados el artículo 14 y Artículo 29 de la Ley 1755 de 2015 y de acuerdo con el artículo 2.1.1.3.1.5. Principio de gratuidad y costos de reproducción y artículo 2.1.1.3.1.6. Motivación de los costos de reproducción de información pública del Decreto 1081 de 2015.

4. En los casos en los cuales se requiera que el peticionario se acerque a las instalaciones de la EAAB-ESP para la entrega material, este tendrá un plazo de quince días (15) hábiles contados a partir del día siguiente de radicación de la solicitud. 

5. Cumplido el tiempo estipulado sin que el peticionario haya reclamado el material, la EAAB - ESP procederá a su archivo de conformidad con los artículos 17 y 18 de la Ley 1755 de 2015 y las disposiciones internas en materia de gestión documental.

6. En el evento que el interesado no pueda reclamar la información personalmente, podrá autorizar por escrito a un tercero adjuntando la fotocopia de la cédula de ciudadanía del solicitante.

ARTÍCULO QUINTO: CONFIDENCIALIDAD. Cuando los documentos cuya copia se solicita contengan información que de acuerdo con la ley tenga carácter confidencial (datos personales sensible, información amparada por secreto profesional, etc.),el área encargada de expedir la información solicitada, deberá tomar las medidas necesaria para proteger dicha información al momento de expedir la copia, esto podrá incluir la omisión o anonimizarían de la información confidencial, indicando claramente al peticionario que la copia entregada contiene supresiones por motivos de confidencialidad legalmente establecidos, citando la norma en que se fundamenta dicha reserva.

En aquellos casos en que la totalidad o parte de los documentos solicitado estén sujetos a reserva legal, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política, la ley y demás normas aplicable, especialmente la Ley 1712 de 2014 o la norma que la modifique o sustituya, no se expedirán copias de la información reservada, en estos eventos se informará al peticionario de manera motivada y por escrito sobre la existencia de la reserva legal, citando la norma específica en que la fundamenta y los recursos que proceden.

ARTÍCULO SEXTO: PROPIEDAD INTELECTUAL. Los documentos, datos, estudios técnicos, planos y toda la información que pueda contener los medios análogos y físicos que son propiedad de la EAAB-ESP en calidad de productor o custodia de estos o que reposen en sus archivos, que estén protegidos por  derechos de autor o cualquier otro derecho de propiedad intelectual, deberá incluir una copia de advertencia clara y visible en la copia entregada al peticionario, indicando que el documento está sujeto a la legislación vigente en Colombia, así como a los convenios y tratados internacionales en materia de propiedad intelectual  y que su reproducción, distribución, comunicación pública, transformación o cualquier otra forma de explotación sin la autorización de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá -ESP, puede generar responsabilidades legales.

PARÁGRAFO PRIMERO. En el momento de la solicitud o entrega de la copia de documentos que contenga advertencia sobre confidencialidad, reserva legal o derechos de propiedad intelectual, el peticionario deberá suscribir el acuerdo de confidencialidad MPFD0401F06 o aquel que lo modifique o sustituya, que hará parte del expediente de la petición del usuario

PARÁGRAFO SEGUNDO. El peticionario que reciba copias de documentos protegidos por derechos de propiedad intelectual será el único responsable por el uso que le dé a dichas copias, debiendo respetar los derechos de autor y demás derechos conexos.

La EAAB-ESP no asume ninguna responsabilidad por el uso indebido o no autorizado que el peticionario realice de las copias entregadas que estén protegidas por la legislación de la propiedad intelectual o derecho de autor.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente resolución rige a partir de su fecha de publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 0063 de 26 de enero de 2024.  

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 08 días del mes de mayo del año 2025.

DANIEL JOAQUÍN RODRÍGUEZ MORALES

Gerente de Tecnología

Nota: Ver norma original en Anexos.