 |
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
Cargando el Contenido del Documento |
| Por favor espere... |
|
DECRETO
1010 DE 2000 (Junio 6) “Por el cual se establece la
organización interna de la Registraduría Nacional del
Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias; se define la
naturaleza jurídica del Fondo Social de Vivienda de la Registraduría
Nacional del Estado Civil; y se dictan otras disposiciones” EL
PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, en
ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el numeral 8° del
artículo 1° de la Ley 573 de 2000 y oído el concepto del Registrador Nacional
del Estado Civil, DECRETA: TITULO
I. REGISTRADURIA
NACIONAL DEL ESTADO CIVIL CAPITULO
I. CAMPO
DE APLICACIÓN, OBJETO, MISIÓN Y RÉGIMEN ADMINISTRATIVO ARTICULO 1. CAMPO DE
APLICACION. El presente decreto establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en sus distintos
niveles y órdenes, la organización administrativa que sirve de apoyo al Consejo
Nacional Electoral, las funciones de sus dependencias y la naturaleza,
organización y principios que regulan los fondos que integran la organización
electoral. ARTICULO 2. OBJETO.
Es objeto de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, registrar la vida civil e identificar a los colombianos y organizar los
procesos electorales y los mecanismos de participación ciudadana, en orden a
apoyar la administración de justicia y el fortalecimiento democrático del
país. ARTICULO 3. NATURALEZA.
La Registraduría Nacional del Estado Civil es un
órgano de creación Constitucional, que de conformidad con el artículo 120 de la
Constitución Política forma parte integrante de la Organización Electoral, el
cual contribuye, conjuntamente con las demás autoridades competentes, a la
organización de las elecciones y los mecanismos de participación ciudadana, su
dirección y vigilancia, así como lo relativo a la identidad de las personas y
el registro civil, en los términos y condiciones que señala la ley y el
presente decreto. ARTICULO
4. MISION DE LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.
Es misión de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, garantizar la organización y transparencia del proceso electoral, la
oportunidad y confiabilidad de los escrutinios y resultados electorales,
contribuir al fortalecimiento de la democracia mediante su neutralidad y
objetividad, promover la participación social en la cual se requiera la
expresión de la voluntad popular mediante sistemas de tipo electoral en
cualquiera de sus modalidades, así como promover y garantizar en cada evento
legal en que deba registrarse la situación civil de las personas, que se
registren tales eventos, se disponga de su información a quien deba legalmente
solicitarla, se certifique mediante los instrumentos idóneos establecidos por
las disposiciones legales y se garantice su confiabilidad y seguridad plenas.
ARTICULO 5. FUNCIONES.
Son funciones de la Registraduría Nacional del Estado
Civil, las siguientes: 1.
Proponer las iniciativas sobre proyectos de ley y presentarlos a consideración
del Consejo Nacional Electoral por conducto del Registrador Nacional, así como
los decretos y demás normas relacionadas con la función de registro civil. 2. Adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado
con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del
registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento. 3. Garantizar en el país y el exterior, la inscripción confiable y efectiva de los hechos, actos y providencias sujetos a registro, proferir las autorizaciones a los entes o autoridades habilitadas legalmente para que concurran en el cumplimiento de dicha función, y conocer mediante los actos administrativos pertinentes de todo lo relativo a cancelaciones, reconstrucciones, anulaciones, modelos de expedición y demás actos jurídicos sobre el registro civil. 4.
Expedir las copias de registro civil de las personas que sean solicitadas de
conformidad con las leyes vigentes. 5.
Atender el manejo, clasificación, archivo y recuperación de la información
relacionada con el registro civil. 6.
Difundir las normas y procedimientos a seguir dentro del proceso de registro
civil y adelantar campañas y programas de capacitación en la materia. 7. Coordinar y armonizar con los demás organismos y entes del Estado las
políticas, desarrollo y consulta en materia de registro civil. 8. Adelantar inspección y vigilancia de los servicios de registro del estado civil
de las personas. 9.
Realizar o promover estudios, investigaciones y compilaciones en materia de
registro del estado civil de las personas y divulgar los resultados. 10. Proteger el ejercicio del derecho al sufragio y otorgar plenas garantías a los
ciudadanos, actuando con imparcialidad, de tal manera que ningún partido o
grupo político pueda derivar ventaja sobre los demás. 11. Dirigir y organizar el proceso electoral y demás mecanismos de participación
ciudadana y elaborar los respectivos calendarios electorales. 12. Llevar el Censo Nacional Electoral. 13.
Asesorar y prestar el apoyo pertinente en los procesos de elecciones de diversa
índole en que las disposiciones legales así lo determinen. 14.
Llevar las estadísticas de naturaleza electoral relacionadas con los resultados
obtenidos en los debates electorales y procesos de participación
ciudadana. 15.
Coordinar con los organismos y autoridades competentes del Estado las acciones
orientadas al desarrollo óptimo de los eventos electorales y de participación
ciudadana. 16.
Proceder a la cancelación de las cédulas por causales establecidas en el Código
Electoral y demás disposiciones sobre la materia y poner en conocimiento de las
autoridades competentes los hechos, cuando se trate de irregularidades. 17.
Asignar el Número Único de Identificación Nacional, NUIP, al momento de hacer
la inscripción de nacimiento en el Registro del Estado Civil de las personas y ejercer
los controles físico, lógico y técnico, para que dicho número sea exclusivo a
cada ciudadano y exista un único documento de identificación. 18.
Responder las solicitudes de personas naturales o jurídicas y organismos de
seguridad del Estado o de la rama judicial en cuanto a identificación,
identificación de necrodactilias y demás
requerimientos, de acuerdo a la normatividad vigente, teniendo como soporte la
información contenida en las bases de datos de registro civil y el sistema de
identificación. 19.
Expedir y elaborar las cédulas de ciudadanía de los colombianos, en óptimas
condiciones de seguridad, presentación y calidad y adoptar un sistema único de
identificación a las solicitudes de primera vez, duplicados y rectificaciones. 20.
Atender todo lo relativo al manejo de la información, las bases de datos, el
Archivo Nacional de Identificación y los documentos necesarios para el proceso
técnico de la identificación de los ciudadanos, así como informar y expedir las
certificaciones de los trámites a los que hubiere lugar. 21.
Celebrar los convenios que se requieran para que otras autoridades públicas o
privadas adelanten el registro civil de las personas. 22.
Llevar las estadísticas sobre producción de documentos de identificación y el
estado civil de las personas y su proyección.
Innovar
en investigación y adopción de nuevas tecnologías, normas de calidad y
controles que mejoren la producción de documentos de identificación y del
manejo del registro civil. 23.
Innovar en investigación y adopción de nuevas tecnologías, normas de calidad y
controles que mejoren la producción de documentos de identificación y del
manejo del registro civil. 24.
Atender las solicitudes de expedición de la cédula de ciudadanía en los
consulados de Colombia en el exterior para que quienes estén habilitados puedan
ejercer sus derechos políticos como ciudadanos colombianos y brindar
información acerca de su trámite. 25.
Efectuar el recaudo del valor de los duplicados y rectificaciones de la cédula de
ciudadanía, copias y certificaciones del registro civil y de los libros y
publicaciones que edite la Registraduría, y las
tarifas de los demás servicios que ésta preste.
26.
Las demás que le asigne la Constitución Política y las disposiciones legales vigentes. ARTICULO 6. AUTONOMIA
ADMINISTRATIVA. En ejercicio de su autonomía
administrativa le corresponde a la Organización Electoral y a la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo pertinente,
definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en
armonía con los principios consagrados en la Constitución y en este
decreto. PARAGRAFO.
El Registrador Nacional del Estado Civil no podrá crear con cargo al
presupuesto de la Registraduría Nacional del Estado
Civil obligaciones que excedan el monto global fijado como apropiación
presupuestal en el rubro de gastos de personal de la Ley General de
Presupuesto. ARTICULO 7. AUTONOMIA
CONTRACTUAL. En ejercicio de la autonomía contractual, el Registrador
Nacional del Estado Civil suscribirá los contratos que debe celebrar en
cumplimiento de sus funciones, sin perjuicio de la delegación que al efecto
realice conforme a lo dispuesto en las disposiciones legales y en el presente
decreto. ARTICULO 8. AUTONOMIA
PRESUPUESTAL. La elaboración del presupuesto, con
sujeción al Estatuto Orgánico del Presupuesto, y demás aspectos relacionados
con la gestión presupuestal, son de la autonomía de la organización electoral,
en armonía con lo dispuesto en el Código Electoral y las disposiciones orgánicas
que regulan la materia. Corresponde
al Registrador Nacional del Estado Civil la ordenación de gastos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. CAPITULO
II. CRITERIOS
GENERALES PARA LA ORGANIZACION ARTICULO 9. CRITERIOS PARA LA
ORGANIZACION. La organización de la Registraduría
Nacional del Estado Civil se fundamenta y desarrolla de acuerdo con los
siguientes criterios: 1.
Especialización por áreas misionales y de apoyo. 2.
Tecnificación. 3.
Atención ciudadana. 4.
Transparencia. 5.
Simplificación y especialización. 6.
Alto nivel profesional. 7.
Funcionalidad. 8.
Multidisciplinariedad. 9.
Delegación. 10.
Desconcentración administrativa y financiera.
ARTICULO 10. NIVELES DE LA
ORGANIZACION DE LA ADMINISTRACION. De conformidad con las
disposiciones legales, para el cumplimiento de su misión institucional, la Registraduría Nacional del Estado Civil, se organizará en
dos niveles: 1.
Nivel central: El nivel central está conformado por las dependencias cuyo
ámbito de competencias es nacional. 2.
Nivel desconcentrado: El nivel desconcentrado está constituido por las
dependencias de la Registraduría Nacional cuyo nivel
de competencias está circunscrito a una circunscripción electoral específica o
dentro de los términos territoriales que comprendan el ejercicio de funciones
inherentes a la Registraduría Nacional y se configura
con observancia de los principios de la función administrativa. En dicho nivel
se radican las competencias y funciones determinados en las disposiciones
legales y en el presente decreto. PARAGRAFO.
Tanto el nivel central como el desconcentrado participan en el diseño de los
planes, la definición de las políticas, el establecimiento de los programas
generales de la administración de la Registraduría
Nacional, y la ejecución de los planes, políticas, programas y proyectos
administrativos, de registro civil e identificación, del proceso electoral y de
los mecanismos de participación ciudadana en que deba ser parte la entidad.
Cada nivel ejerce en el ámbito de funciones y responsabilidades establecidas
por mandato del presente decreto en forma concurrente y armónica, las
competencias y funciones inherentes a la Registraduría
Nacional del Estado Civil. Es función especial del nivel central coordinar y
controlar todas las actividades de la Registraduría
Nacional en el ámbito nacional, incluyendo las que desarrolla el nivel
desconcentrado, así como ejercer funciones especiales asignadas por la
Constitución y la ley, cuya naturaleza no implique su ejercicio
desconcentrado. CAPITULO
III. ORGANIZACION ARTICULO 11. ORGANIZACION
INTERNA. La Registraduría Nacional del
Estado Civil garantizará el cumplimiento de su objeto y el ejercicio de sus
funciones, mediante las siguientes dependencias que integran su organización
interna: NIVEL CENTRAL: 1.
Despacho del Registrador Nacional del Estado Civil. 1.1.
Secretaría Privada. 1.2.
Oficina de Comunicaciones y Prensa. 1.3.
Oficina de Control Interno. 1.4.
Oficina de Control Disciplinario. 2.
Secretaría General. 2.1.
Oficina Jurídica. 2.2.
Oficina de Planeación. 3.
Registraduría Delegada en lo Electoral. 3.1.
Dirección de Gestión Electoral. 3.2.
Dirección de Censo Electoral. 4.
Registraduría Delegada para el Registro Civil y la
Identificación. 4.1.
Dirección Nacional de Identificación. 4.2.
Dirección Nacional de Registro Civil. 5.
Gerencia de Informática. 6.
Gerencia Administrativa y Financiera. 6.1.
Dirección Administrativa. 6.2.
Dirección Financiera. 7.
Gerencia del Talento Humano. NIVEL DESCONCENTRADO: 8.
Delegaciones departamentales de la Registraduría. 9.
Registradurías distritales y municipales. 10.
Registradurías auxiliares. 11.
Registraduría del Distrito Capital. ORGANOS DE ASESORIA Y
COORDINACION: 12.
Comité Directivo. 13.
Comisión de Personal. 14.
Comité de Coordinación de Control Interno.
FONDOS: 15.
Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del
Estado Civil. 16.
Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional
del Estado Civil. PARAGRAFO.
El Fondo de Financiación de Partidos y Campañas Políticas seguirá adscrito al
Consejo Nacional Electoral. ARTICULO 12. OBJETIVO DEL
DESPACHO DEL REGISTRADOR. Es objetivo del despacho del
Registrador, prestar el apoyo inmediato y de confianza, requerido por el
Registrador Nacional para el ejercicio de sus funciones. ARTICULO 13. OBJETIVO DEL
DESPACHO DEL SECRETARIO GENERAL. Es objetivo de la
Secretaría General contribuir en la orientación institucional y de políticas de
la entidad, en apoyo directo al Registrador Nacional del Estado Civil. ARTICULO 14.
OBJETIVO DE LAS REGISTRADURIAS DELEGADAS NACIONALES Es objetivo de las registradurías delegadas nacionales contribuir de forma
inmediata con el Registrador Nacional, en la orientación y conducción
institucional, en las áreas misionales de la entidad, así como contribuir a la
formulación de las políticas de los servicios a su cargo y garantizar la
prestación de los mismos.
ARTICULO 15. OBJETIVO DE LAS
OFICINAS. Es objetivo de las oficinas cumplir funciones de asesoría
para la formulación de políticas de la entidad, en apoyo del nivel superior de
dirección, así como desarrollar aquellas funciones que expresamente les ha
señalado la ley y las contenidas en el presente decreto. ARTICULO 16. OBJETIVO DE LAS
GERENCIAS NACIONALES DEL RAMO ADMINISTRATIVO. Es objetivo de las
gerencias nacionales en el ámbito administrativo, contribuir a la formulación
de las políticas institucionales para el manejo de los recursos básicos de la
entidad, organizar la gestión de los servicios a su cargo y garantizar su
prestación. ARTICULO 17. OBJETIVO DE LAS
DIRECCIONES. Es objetivo de las direcciones en los ámbitos misionales y
administrativos de la entidad, contribuir en la formulación de las políticas,
la orientación y conducción institucionales, según el ramo de especialización
asignado, organizar a un nivel más específico la gestión de los servicios a su
cargo y garantizar su prestación. ARTICULO 18. NATURALEZA DEL
NIVEL ADMINISTRATIVO DE LOS DESPACHOS DE LAS REGISTRADURÍAS DELEGADAS EN LO
NACIONAL, LAS OFICINAS, LAS GERENCIAS NACIONALES Y LAS DIRECCIONES.
Los despachos de las registradurías delegadas en lo
nacional, las gerencias nacionales y las direcciones nacionales forman parte
integral del nivel directivo de la Registraduría
Nacional del Estado Civil y en tal carácter, tienen injerencia en distintos
ámbitos de actuación, en la formulación de políticas, en la orientación y
conducción institucional y en las funciones de control, seguimiento y
evaluación, así como las tareas de dirección de las actividades de ejecución.
Los despachos de las oficinas, además de contribuir a la formulación de
políticas de la entidad y de orientación institucional, cumplen funciones de
naturaleza asesora y las que en forma específica les señale la ley. ARTICULO 19. OBJETIVO DE LAS
DELEGACIONES DEPARTAMENTALES Y LAS REGISTRADURÍAS MUNICIPALES Y ESPECIALES.
Es objetivo de las delegaciones departamentales, y las registradurías
municipales, especiales y la del Distrito Capital representar a la Registraduría Nacional del Estado Civil en el territorio de
su jurisdicción. Igualmente les compete servir de apoyo al ejercicio de las
funciones asignadas en las disposiciones legales a los delegados del
Registrador Nacional, registradores distritales y a los registradores
municipales, especiales y auxiliares, según el caso. Corresponde
a los delegados del Registrador Nacional en cada delegación departamental y a
los registradores distritales en el Distrito Capital, además de las funciones
de carácter misional, ejercer las administrativas que les señale la ley,
contribuir a la orientación y conducción institucional, a la formación de los
planes, programas y proyectos de la entidad, y ejercer las de control y
coordinación respectivas. ARTICULO
20. OBJETIVO DE LOS ORGANOS DE COORDINACION Y ASESORIA.
Es objetivo de los órganos de coordinación y asesoría servir de instancia de
consulta, coordinación y evaluación de los asuntos para los cuales sean creados
por decisión del Registrador Nacional o por mandato de la ley.
ARTICULO 21. OBJETIVO DEL
COMITE DIRECTIVO. Es objetivo del Comité Directivo servir
como órgano superior jerárquico de consulta, coordinación y evaluación de los
asuntos generales de la administración del talento humano, de los recursos
financieros y físicos de la Registraduría Nacional,
así como participar en la definición de políticas y evaluación de asuntos
generales del desarrollo de la vigilancia fiscal y las demás áreas misionales
que ejerce la entidad. CAPITULO
IV. DELEGACION ARTICULO 22. FACULTADES DE
DELEGACION. El Registrador Nacional del Estado Civil, mediante acto
administrativo, podrá delegar las facultades de ejecución presupuestal,
ordenación del gasto, ordenación del pago, contratación y otras competencias
administrativas, técnicas o jurídicas, en los términos de los actos de
delegación, las disposiciones legales que se refieren sobre la materia y de lo
dispuesto en el presente decreto. Esta delegación podrá recaer en los
servidores públicos de los niveles directivo y asesor de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. Para el caso de la contratación, la delegación
procederá en los términos autorizados por la Ley 80 de 1993 y en las
disposiciones legales especiales que regulan los actos de la Registraduría Nacional.
Para
el desarrollo y prestación adecuada de los servicios administrativos los
registradores delegados en lo nacional, directores de oficina y gerentes
nacionales del ramo administrativo de la Registraduría
Nacional del Estado Civil, dentro del ámbito de su competencia, podrán delegar
en sus subalternos, hasta el nivel asesor o directivo, siempre que se trate de
funciones directamente radicadas en el delegante. ARTICULO 23. COMPETENCIA Y
RESPONSABILIDAD EN LA DELEGACION. La delegación de que
tratan los artículos pertinentes del presente decreto exime de responsabilidad
al delegante y, por lo tanto, corresponderá exclusivamente al delegatario. El
funcionario delegante podrá en cualquier tiempo reasumir la competencia y la
responsabilidad delegada, y, en virtud de ello, revisar, reformar o revocar los
actos administrativos expedidos por el delegatario, con sujeción a las
disposiciones del Código Contencioso Administrativo. ARTICULO 24. FUNCIONES QUE NO
SE PUEDEN DELEGAR. Sin perjuicio de lo que sobre el
particular establezcan otras disposiciones, no podrán delegarse: 1.
La expedición de reglamentos de carácter general, salvo en los casos
expresamente autorizados por la ley. 2.
Las funciones, atribuciones y potestades recibidas en virtud de
delegación. 3.
Las funciones que por su naturaleza o por mandato constitucional o legal no son
susceptibles de delegación. 4.
Las funciones que suponen la actuación personal y directa del funcionado
competente, ante el Consejo Nacional Electoral, Congreso de la República y
otras autoridades constitucionales. 5.
La facultad nominadora que corresponda al Registrador Nacional, a sus delegados
y a los Registradores del Distrito Capital.
CAPITULO
V. FUNCIONES
POR DEPENDENCIA DE LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL EN EL NIVEL
CENTRAL SECCION
PRIMERA REGISTRADOR
NACIONAL, SECRETARÍA PRIVADA Y OFICINAS DEPENDIENTES ARTICULO 25. FUNCIONES DEL REGISTRADOR
NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. Corresponde al Registrador
Nacional del Estado Civil, además de las funciones señaladas para el
mismo en la Constitución y la ley, ejercer las siguientes: 1. Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la
organización y vigilancia electoral, la identificación de las personas y el
registro civil y delas demás funciones asignadas a la Registraduría
Nacional del Estado Civil de conformidad con la Constitución y la ley. 2.
Fijar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el
adecuado manejo administrativo y financiero de la Registraduría
Nacional, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal dentro de
los límites establecidos por la Constitución y la ley. 3.
Fijar las políticas, planes y programas para el desarrollo, ejecución y control
del sistema presupuestal de la Registraduría Nacional
del Estado Civil. 4. Dirigir como autoridad de la organización electoral las labores administrativas
y técnicas de las diferentes dependencias de la Registraduría
Nacional del Estado Civil, de acuerdo con la Constitución y la ley. 5.
Llevar la representación legal, dentro del marco de sus competencias que le
correspondan al interior de la organización electoral, de todos los asuntos que
en el ejercicio de sus funciones se presenten a favor o en contra de la
entidad. 6.
Las demás que le señale la ley y el Consejo Nacional Electoral. ARTICULO 26. DESPACHO DEL
REGISTRADOR. Corresponde al despacho del Registrador Nacional, prestar y
suministrar en forma efectiva los servicios de apoyo inmediato que requiera el
Registrador Nacional, con el fin de facilitar el ejercicio de sus
funciones. ARTICULO 27. CALIDADES, POSESION Y FALTAS ABSOLUTAS Y TEMPORALES.
Las calidades, posesión y el lleno de las faltas absolutas o temporales del
Registrador Nacional del Estado Civil, serán las definidas en la Constitución y
la ley.
ARTICULO
28. SECRETARIA PRIVADA. Son funciones de la
Secretaría Privada:
1.
Coordinar y supervisar la ejecución de las labores del Despacho del Registrador
Nacional del Estado Civil, conforme a las orientaciones del Registrador
Nacional, e informarlo periódicamente sobre el desarrollo de las mismas. 2.
Coordinar con las oficinas dependientes del Despacho del Registrador Nacional
el apoyo que requiera el Registrador Nacional y el Proyecto Especial de Discapacitados
como población objeto de las distintas funciones de la Registraduría
Nacional que a ellos se dirija. 3.
Atender de acuerdo con la Ley 318 de 1996, los asuntos relacionados con la
cooperación internacional en los temas que tengan que ver con la misión, objeto
y funciones de la Registraduría Nacional del Estado
Civil. 4.
Seleccionar los asuntos que deban llevarse al conocimiento directo del
Registrador Nacional, según los criterios impartidos por éste, resolviendo
aquellos para los cuales esté autorizado.
5.
Actuar como secretario de las reuniones, juntas y comités que se efectúen a
solicitud del Registrador Nacional, cuando éste así lo considere. 6.
Coordinar y dirigir las actividades que se requieran para el manejo del protocolo
del Despacho del Registrador Nacional. 7.
Coordinar el cumplimiento de la agenda del Registrador Nacional. 8.
Atender los asuntos o misiones especiales que le sean delegados o encomendados
por el Registrador Nacional. 9.
Colaborar, cuando el Registrador Nacional así lo determine, en el seguimiento
de las instrucciones que éste imparta y verificar su óptimo y oportuno
cumplimiento. 10.
Implantar, en coordinación con la dependencia de informática, los sistemas de
información que garanticen agilidad y confiabilidad en los procesos en que
interactúan el Despacho del Registrador Nacional y la Secretaría Privada. 11.
Vigilar el manejo y conservación de los bienes muebles asignados al Despacho
del Registrador Nacional y la Secretaría y velar por la gestión oportuna ante
las dependencias competentes de los servicios administrativos y logísticos que
requieran éstas. ARTICULO 29. OFICINA DE
COMUNICACIONES Y PRENSA. Son funciones de la Oficina
de Comunicaciones y Prensa: 1.
Asesorar al Registrador Nacional en el manejo de los medios de
comunicación. 2.
Registrar visual y gráficamente las actuaciones de los servidores de la Registraduría Nacional, con el objeto de promover y
difundir la información relevante. 3.
Asesorar las áreas relacionadas con la ejecución de eventos en los que se
requiera resaltar las acciones e imagen de la Registraduría
Nacional y propender por la adecuada utilización de la imagen corporativa de la
entidad. 4.
Coordinar el área de impresos y publicaciones de la Registraduría
Nacional. 5.
Administrar y dirigir las operaciones relativas al eficiente funcionamiento de
la Imprenta de la Registraduría Nacional del Estado
Civil. 6.
Divulgar los adelantos y proyectos de la entidad y preparar informes especiales
de acuerdo con el medio de comunicación.
7.
Canalizar la información de la Registraduría Nacional
hacia los medios de comunicación masivos en el ámbito nacional y regional, así
como ofrecer los elementos de soporte necesarios en los aspectos gráficos,
visuales e informativos. 8.
Atender las relaciones periodísticas y públicas con los medios de
comunicación. 9.
Redactar, conceptuar, diagramar, diseñar y circular un medio informativo
escrito sobre la marcha de la Registraduría Nacional
y los aspectos relevantes de la misma. 10.
Producir y realizar los programas que convengan a la imagen de la Registraduría Nacional y a las necesidades de información
de la opinión pública, de acuerdo con las políticas establecidas por el
Registrador Nacional del Estado Civil sobre el particular. 11.
Asesorar y coordinar las publicaciones periódicas y en general todo lo
relacionado con el desarrollo de proyectos editoriales de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 12.
Planear, dirigir, supervisar y controlar el proceso editorial y de artes
gráficas. 13.
Supervisar y controlar la calidad de todas las obras impresas de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 14.
Diseñar y llevar a cabo la diagramación de todo trabajo incluyendo los
formatos, tipos o fuentes de letra, la disposición de textos, las fotografías,
cuadros, las ilustraciones y la realización de todo tipo de carátulas, sin
perjuicio de contratar tales servicios si fuere necesario. 15.
Calcular y controlar el costo de producción de las publicaciones realizadas, bajo
la orientación de la Gerencia Administrativa y Financiera. ARTICULO 30. OFICINA DE
CONTROL INTERNO. Son funciones de la Oficina de Control
Interno: 1.
Evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y
proponer al Registrador Nacional las recomendaciones para mejorarlo. 2.
Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles,
asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la
evaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos
necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. 3.
Vigilar que los servicios a cargo de la Registraduría
Nacional se presenten de acuerdo con las normas legales vigentes y rendir a la
administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. 4.
Asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema
de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones en cuanto a
función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura
de autocontrol y relación con los organismos externos. 5.
Evaluar el proceso de planeación, de conformidad con las disposiciones legales
vigentes, considerando la identificación de las variables intervinientes en
dicho proceso, su comportamiento y su respectivo análisis, a fin de formular
recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, garantizar que se realice
sobre soportes y criterios válidos y visibles.
6.
Evaluar que estén claramente definidos los niveles de autoridad y
responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se
enmarquen dentro de este contexto. 7.
Evaluar los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la
entidad con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados
comunes e inherentes a la misión institucional.
8.
Asesorar y acompañar a las dependencias en la definición y establecimiento de
mecanismos de control en los procesos y procedimientos para garantizar la
adecuada protección de los recursos, la eficiencia y eficacia en las
actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y
el cumplimiento de las funciones y objetivo institucionales. 9.
Evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia,
funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y
presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control
Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y
adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema. 10.
Asesorar al Registrador Nacional en la definición y aplicación de políticas,
normas, planes y programas de control interno para la entidad. 11.
Diseñar planes, métodos, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación del Sistema de Control Interno para la Registraduría
Nacional del Estado Civil y el Fondo Rotatorio.
12.
Realizar las evaluaciones de Control Interno a las dependencias y procesos de
la Registraduría y demás unidades
administrativas. 13.
Planear y programar coordinadamente con los responsables del área procesos, las
auditorías internas a realizar y dirigir, coordinar y controlar su
ejecución. 14.
Verificar que se implanten las recomendaciones de las auditorías y evaluaciones
de control interno realizadas y mantener permanentemente informados a los
directivos acerca del estado de control interno de las dependencias a su
cargo. 15.
Inducir en la Registraduría Nacional la cultura y
responsabilidad del control interno. 16.
Organizar y coordinar la ejecución del control previo administrativo a los
contratos, de conformidad con las normas vigentes. 17.
Verificar que las transacciones y demás actos administrativos hayan sido
autorizados por personas que tengan la debida competencia. 18.
Velar por el establecimiento y aplicación del sistema de control y evaluación
de gestión en todas las dependencias y áreas de la Registraduría. 19.
Realizar la evaluación y seguimiento a las investigaciones disciplinarias que
adelante la Registraduría. 20.
Evaluar y verificar la evaluación de los mecanismos de participación
ciudadana. 21.
Informar al Registrador Nacional sobre los resultados de las evaluaciones a la
gestión de las dependencias de la Registraduría
Nacional del Estado Civil, del Fondo Rotatorio y demás unidades
administrativas. 22.
Presentar informes sobre austeridad en el gasto a los organismos de control, en
coordinación con la Oficina de Control Disciplinario. ARTICULO
31. OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO. Son funciones de la Oficina
de Control Disciplinario:
1.
Coordinar y orientar las políticas sobre aplicación del régimen disciplinario
que debe regir en la Registraduría Nacional. 2.
Adelantar en la primera instancia la investigación de los procesos
disciplinarios de su competencia y remitirlos al competente para decisión
respectiva. 3.
Recepcionar y tramitar las quejas e informes sobre
conductas disciplinables de los servidores públicos de la Entidad. 4.
Remitir a las delegaciones departamentales y los registradores distritales la
queja cuya investigación deba adelantarse por el funcionario, asignado por el
Delegado o Registrador Distrital de la respectiva Circunscripción
Electoral. 5.
Coordinar, controlar y vigilar las actuaciones disciplinarias adelantadas en la
entidad. 6.
Preparar informes y estadísticas que requiera el Registrador Nacional, los
Organismos Judiciales y de Control del Estado.
7.
Apoyar a los delegados y registradores distritales en el cumplimiento de la
función disciplinaria. 8.
Asesorar al jefe inmediato del disciplinado cuando se trate de faltas leves,
para aplicación del procedimiento abreviado de que trata la Ley 200 de
1995. 9.
Dirigir y promover los programas de capacitación y divulgación del régimen
disciplinario. 10.
Fijar procedimientos operativos disciplinarios para que los procesos se
desarrollen con sujeción a los principios de economía, celeridad, eficacia,
imparcialidad y publicidad, buscando así salvaguardar el derecho de defensa y
el debido proceso. 11.
Enviar mensualmente a los organismos de control los informes sobre austeridad
en el gasto, en coordinación con la Oficina de Control Interno. SECCION
SEGUNDA SECRETARÍA
GENERAL Y OFICINAS DEPENDIENTES ARTICULO 32. SECRETARIA
GENERAL. Son funciones de la Secretaría General: 1.
Elaborar y revisar los proyectos de resoluciones y demás actos administrativos
que deban ser firmados por el Registrador Nacional. 2.
Coordinar, de acuerdo con el Registrador Nacional, la labor de las dependencias
desconcentradas de la Registraduría Nacional del
Estado Civil. 3.
Coordinar de acuerdo a las instrucciones del Registrador Nacional, los asuntos
de conocimiento del Registrador Nacional que se soliciten por parte de los
Delegados del Registrador Nacional y de los registradores del Distrito
Capital. 4.
Servir de apoyo al Registrador Nacional en la dirección y orientación de los
servicios técnicos y administrativos de la entidad y coordinar con los jefes de
las diferentes dependencias los asuntos de prioridad que deban atenderse. 5.
Elaborar los proyectos de convenios con entidades y organismos del Estado en
todo lo pertinente a la cooperación o coordinación de acciones, o en materias
que contribuyan al mejor cumplimiento de la misión y objetivos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 6.
Representar al Registrador Nacional en los asuntos que éste le delegue. 7.
Disponer lo necesario para la atención de las quejas y reclamos en los términos
señalados en la Ley 190 de 1995 y demás disposiciones legales, y en especial
garantizar el cumplimiento de las siguientes funciones: a)
Tramitar y resolver las quejas y reclamos que formulen los ciudadanos
relacionados con el cumplimiento de la misión de la entidad, en coordinación
con las dependencias correspondientes, según la naturaleza de los mismos. b)
Dar traslado a la oficina de asuntos disciplinarios, de quejas y reclamos que
ameriten una investigación preliminar y disciplinaria; c)
Llevar el registro de las sugerencias que hagan los particulares con su debida
clasificación; d)
Organizar y llevar el archivo del área. ARTICULO 33. OFICINA JURIDICA.
Son funciones de la Oficina Jurídica: 1.
Asistir al Registrador Nacional y por su conducto a las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil en el conocimiento
y trámite de conceptos, fallos y asesorías de los asuntos jurídicos que les
corresponda resolver, bien por ser de su directa competencia o por delegación
de funciones y en general en todas las actuaciones que comprometan la posición
institucional jurídica de la entidad. 2.
Asesorar al Registrador Nacional y a las dependencias internas en la
elaboración de los proyectos de ley, decretos o resoluciones que se deban
expedir o hayan de someterse al conocimiento previo del Consejo Nacional
Electoral, al Congreso de la República o al Gobierno Nacional. 3.
Revisar los proyectos de actos administrativos que el Registrador Nacional deba
firmar y conceptuar sobre su constitucionalidad y legalidad. 4.
Absolver las consultas que sobre interpretación y aplicación de las
disposiciones legales relativas al campo de actuación de la Registraduría
Nacional del Estado Civil le formulen las dependencias internas, los empleados
de las mismas y las entidades vigiladas.
5.
Absolver las consultas que formulen los delegados del Registrador Nacional y
los registradores del Distrito Capital respecto de los asuntos de su
competencia. 6.
Elaborar los términos de referencia y pliegos de condiciones de la
contratación. 7.
Iniciar el trámite contractual a partir de la elaboración del contrato,
perfeccionamiento, aprobación de garantías, revisión jurídica para firma del
competente, así como ejecutar los contratos por incumplimiento y hacer
efectivas las cláusulas atinentes a multas y las de naturaleza penal. 8.
Llevar el archivo general de los contratos celebrados por la Registraduría Nacional del Estado Civil. 9.
Recomendar lo pertinente a los recursos que el Registrador Nacional deba
resolver por la vía gubernativa y preparar las respectivas respuestas previa
solicitud de aquél. 10.
Compilar y concordar las normas legales relacionadas con los asuntos de los que
debe conocer la Registraduría Nacional del Estado
Civil, manteniendo actualizado el archivo de las mismas y prestando los apoyos
de consulta que requieran en el campo jurídico los funcionarios de la
entidad. 11.
Desarrollar los métodos, procedimientos y gestión de la información jurídica,
en coordinación con la dependencia competente en materia de sistemas e
informática. 12.
Asesorar jurídicamente al Comité Directivo y los demás que se conformen. 13.
Orientar a las dependencias de la Registraduría
Nacional del Estado Civil en la correcta aplicación de las normas que rigen en
las distintas materias de su competencia.
14.
Estudiar y conceptuar sobre las peticiones relacionadas con las consultas de
orden jurídico que le sean formuladas a la Registraduría
Nacional del Estado Civil y de las cuales deba conocer. 15.
Notificar y comunicar los actos administrativos que en sentido particular
expida el Registrador Nacional del Estado Civil. 16.
Representar judicialmente a la Registraduría Nacional
ante las autoridades competentes cuando fuere el caso. 17.
Coordinar con las dependencias la adopción de una doctrina e interpretación
jurídica que comprometa la posición institucional de la Registraduría
Nacional en todas aquellas materias que por su importancia ameriten dicho
pronunciamiento o por implicar una nueva postura de naturaleza jurídica de
cualquier orden. 18.
Atender y vigilar las tutelas, acciones de cumplimiento, conciliaciones y
cumplimiento de sentencias en coordinación con las dependencias comprometidas
para su adecuada resolución y por las que deba responder o sea parte la Registraduría Nacional, sin perjuicio del ejercicio de
estas funciones por los responsables o competentes. 19.
Coordinar los procesos de cobro por jurisdicción coactiva que deba adelantar la
entidad. 20.
Repartir los negocios de cobro por jurisdicción coactiva entre los
profesionales del área. 21.
Coordinar con las autoridades judiciales las actuaciones procesales en las que
ésta interviene. 22.
Organizar y controlar el sistema de archivo de los procesos de cobro por
jurisdicción coactiva. 23.
Coordinar con cada área responsable la proyección de respuesta a los derechos
de petición por los que deba responder en forma directa el Registrador Nacional
del Estado Civil. ARTICULO 34. OFICINA DE
PLANEACION. Son funciones de la Oficina de Planeación: 1.
Diseñar bajo la orientación del Registrador Nacional del Estado Civil y con la
participación del personal directivo el Plan Indicativo de Gestión, para guiar
el desarrollo integral de la Entidad. 2.
Orientar la elaboración del Plan de Acción Anual, así como la consolidación de
la ejecución de todas las actividades programadas por cada una de las
dependencias en el ámbito nacional. 3.
Generar el sistema de información requerido para los procesos de planeación de
la Registraduría Nacional, que facilite la toma de
decisiones con base en resultados. 4.
Asesorar a la Registraduría Nacional del Estado Civil
en la formulación de las actividades, programas y proyectos que en el ámbito
interno deba adelantar la Entidad en cumplimiento de sus objetivos. 5.
Atender e impulsar permanentemente los procesos de mejoramiento
institucional. 6.
Contribuir con las dependencias competentes en la elaboración del anteproyecto
de presupuesto y el programa anual de caja de la Registraduría
Nacional del Estado Civil y evaluar la ejecución presupuestal correspondiente
en cuanto a los programas y proyectos de inversión. 7.
Preparar el anteproyecto de presupuesto de inversión y coordinar su inclusión
en el anteproyecto de presupuesto de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 8.
Evaluar la viabilidad o factibilidad de las solicitudes de recursos financieros
nacionales e internacionales que sean necesarios para llevar a cabo las
actividades, programas y proyectos formulados tanto en el Plan de Acción, como
en el Plan Indicativo de la Entidad. 9.
Realizar propuestas tendientes a lograr la optimización de los Recursos
Físicos, Económicos y Humanos. 10.
Recopilar, estudiar e interpretar la información que refleje la gestión de la Registraduría Nacional.
11.
Orientar, en coordinación con la Oficina del Control Interno, a las diferentes
dependencias en la elaboración y medición de indicadores que permitan el
seguimiento de la gestión. 12.
Asesorar, analizar y sugerir modificaciones que permitan optimizar los procesos
y procedimientos de la Organización. SECCION
TERCERA REGISTRADURÍAS
DELEGADAS EN LO NACIONAL Y DIRECCIONES ARTICULO 35. REGISTRADURIA
DELEGADA EN LO ELECTORAL. Son funciones de la Registraduría Delegada en lo Electoral: 1. Orientar, coordinar y
evaluar las Direcciones a su cargo. 2. Programar, dirigir, coordinar, garantizar la implementación y evaluar las
actividades que conlleva el desarrollo de los procesos electorales y los
mecanismos de participación ciudadana señalados en la Constitución Política y
la ley, con las Delegaciones Departamentales, Registradurías
y representaciones diplomáticas de Colombia en el exterior. 3. Proponer, coordinar e implementar las políticas y estrategias orientadas a
garantizar el desarrollo óptimo de los procesos electorales y los mecanismos de
participación ciudadana. 4.
Formular los proyectos generales de la Delegada que deban ser incorporados a
los planes y programas de la Registraduría
Nacional. 5.
Proponer las políticas, sistemas y estrategias sobre comunicación de resultados
electorales. 6.
Coordinar la supervisión en la distribución de los formularios, elementos,
insumos y demás artículos necesarios para la ejecución de los eventos
electorales y, en general, determinar la logística e infraestructura que
requiera la organización y preparación de tales eventos. 7.
Señalar las directrices y ejercer la supervisión y la evaluación de la
generación del censo electoral, así como del proceso de conteo de votos, con la
colaboración y el apoyo de la dependencia de Informática). 8.
Fijar las directrices para los programas sobre elaboración de manuales y
funciones electorales. 9.
Fijar los lineamientos para la actualización de los archivos electrónicos del
censo electoral, división político-administrativa, zonificación electoral y
población municipal. 10.
Colaborar con la dependencia encargada de Comunicaciones y Prensa, en lo
relacionado con las campañas de publicidad institucional en materia
electoral. 11.
Definir el diseño de las tarjetas electorales.
12.
Colaborar con el Consejo Nacional Electoral en la expedición de los informes estadísticos
que requiera, especialmente en lo relacionado con los resultados de las
votaciones para determinar la reposición de los gastos de las campañas
electorales; y en el estudio de firmas para la obtención de personería jurídica
de los partidos y movimientos políticos, pudiendo utilizar para ello técnicas
de muestreo debidamente sustentadas. 13.
Preparar y disponer la publicación de las estadísticas de las votaciones. 14.
Absolver consultas en materia de procedimientos electorales y de estadísticas
de las votaciones. 15.
Coordinar con la dependencia encargada del Talento Humano, el diseño y la
implementación de planes de capacitación en materia electoral, para los
funcionarios en todo el país. 16.
Organizar y coordinar la planificación y administración de los recursos físicos
y técnicos, así como del personal, requeridos en los procesos de participación
ciudadana. 17.
Dirigir, coordinar y controlar el suministro oportuno de la información
electoral requerida por los organismos del Estado y por los particulares. 18.
Dirigir y coordinar el diseño de planes de contingencia tendientes a evitar que
imprevistos afecten los procesos electorales y de participación ciudadana con
base en la evaluación de los posibles riesgos que pueden afectarlos. 19. Velar por que el desarrollo de los procesos electorales y de participación
ciudadana se adelanten conforme a las disposiciones legales que rigen la
materia. 20. Preparar y presentar a consideración del Registrador Nacional del Estado Civil,
los proyectos de ley, de decreto, de resolución y demás actos administrativos
relacionados con los procesos electorales y de participación ciudadana. 21.
Dar curso ante la dependencia competente de las quejas y reclamos que formulen
los ciudadanos en relación con los procesos electorales y de participación
ciudadana. 22.
Señalar el procedimiento para la revisión de las firmas que presenten los
promotores de los mecanismos de participación ciudadana. ARTICULO
36. DIRECCION DE GESTION ELECTORAL. Son funciones de la
Dirección de Gestión Electoral:
1.
Programar, dirigir y evaluar las funciones de las dependencias y funcionarios a
su cargo y rendir los informes correspondientes a la Registraduría
Delegada en lo Electoral. 2.
Contribuir con la Registraduría Delegada en la
formulación de políticas, determinación de métodos y procedimientos de
trabajo. 3.
Velar por la actualización de los archivos electrónicos sobre datos de la
población municipal y la estructura de zonificación. 4.
Dirigir el diseño y la elaboración de los manuales de procedimientos y
formularios electorales. 5.
Coordinar con el apoyo de la dependencia de Informática, el diseño de las
aplicaciones requeridas para la ejecución de los procesos. 6.
Coordinar la elaboración de los planes de comunicación de resultados
electorales y de capacitación. 7.
Coordinar la elaboración de las tarjetas electorales. 8.
Coordinar el diseño de los procedimientos a seguir en las etapas que conforman
los eventos electorales. 9.
Coordinar el suministro, elaboración y distribución de los formularios,
elementos y demás insumos que requiera la preparación y desarrollo de los
eventos electorales y los mecanismos de participación. 10.
Coordinar la elaboración y difusión de los calendarios electorales. 11.
Coordinar la elaboración de las estadísticas electorales y organizar su
publicación y difusión. 12.
Coordinar la actualización de los archivos de la División Político-Administrativa
de Colombia. 13.
Elaborar las resoluciones que fijen los términos para la entrega de documentos
electorales. 14.
Proyectar las resoluciones que fijen el número de concejales que se pueden
elegir en los municipios. 15.
Definir los procedimientos para la inscripción de candidatos y el desarrollo de
los sorteos para identificar a los aspirantes en las tarjetas electorales. 16.
Fijar los parámetros para determinar las zonas y los puestos en los municipios
zonificados. 17.
Proporcionar información sobre estadísticas electorales. ARTICULO 37. DIRECCION DE CENSO ELECTORAL. Son funciones de la
Dirección de Censo Electoral:
1.
Programar, dirigir y evaluar las funciones de la Dirección y rendir los
informes correspondientes a la Registraduría Delegada
en lo Electoral. 2.
Contribuir con la Registraduría Delegada en lo Electoral
en la formulación de políticas, determinación de métodos y procedimientos de
trabajo. 3.
Coordinar la elaboración y ejecución de los proyectos generales de la
Dirección. 4.
Coordinar con la dependencia de Informática el diseño del programa para la conformación
del censo electoral, de acuerdo con lo establecido en la ley. 5.
Elaborar proyectos y programas de investigación que busquen agilizar y
tecnificar los procesos de inscripción de ciudadanos. 6.
Coordinar con la dependencia de Informática, el diseño de las aplicaciones
requeridas para la ejecución de los procesos electorales. 7.
Diseñar el plan y procedimiento para la inscripción de ciudadanos, bajo las
normas preestablecidas en el Código Electoral.
8.
Diseñar el plan de distribución y recolección en el ámbito nacional, de los
formularios de inscripción de ciudadanos.
9.
Coordinar con la dependencia de Informática, el diseño de las aplicaciones para
la grabación de ciudadanos inscritos por lugar, de cédulas omitidas y para el
control de remisión y recepción de formularios de
inscripción. 10.
Coordinar y controlar la elaboración y distribución de las listas de sufragantes (precensos y censos
definitivos), registro de votantes, novedades, guías y derroteros para los
distintos eventos electorales y de participación ciudadana señalados en la ley,
a nivel nacional, regional y local. 11.
Velar por la actualización permanente del Censo Electoral. 12.
Determinar los requerimientos para el logro de los objetivos encomendados a la
Dirección. 13.
Diseñar y elaborar el manual de inscripción de ciudadanos. 14. Coordinar y dirigir el proceso de revisión de las firmas que presenten tanto
los partidos y movimientos políticos que soliciten personería jurídica al
Consejo Nacional Electoral; como los promotores de los mecanismos de
participación ciudadana, diseñando los respectivos procedimientos. 15.
Coordinar la exclusión de las cédulas que determine el Consejo Nacional
Electoral, por las inscripciones que se efectúen con violación del artículo 316 de la Constitución
Política. 16. Proponer el número de ciudadanos que pueden sufragar en cada mesa de votación. Artículo 38. REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACION. Son funciones de la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación: 1. Asesorar al Registrador Nacional en el diseño de planes, políticas y
legislación para el desarrollo de las funciones de identificación ciudadana y
registro civil. 2.
Identificar, promover y proponer convenios interinstitucionales con organismos
nacionales e internacionales con miras a impulsar la identificación ciudadana y
el registro civil en los sectores menos favorecidos de la población
colombiana. 3.
Identificar, promover y proponer convenios interinstitucionales con organismos
del Estado que permitan la consulta de las bases de datos a fin de facilitar y
mejorar la función pública. 4.
Elaborar proyectos con sus respectivos estudios socioeconómicos para la
determinación de las tarifas de los duplicados y rectificaciones de la cédula
de ciudadanía y las copias del registro civil.
5.
Promocionar los servicios de consulta de las bases de datos de registro de
identificación ciudadana a organismos privados del orden nacional teniendo en
cuenta las restricciones de ley. 6.
Establecer y presidir los planes de divulgación y capacitación, con el fin de
orientar a la población frente al uso de los servicios de identificación y
registro civil. 7.
Elaborar, conjuntamente con los directores de área, proyectos para el
mejoramiento y desarrollo tecnológico de las funciones de todo el proceso que
comprende la identificación ciudadana y el registro civil. 8.
Coordinar los procesos de modernización tecnológica en las áreas de
identificación de las personas y registro civil y propender a la integración de
las dos áreas en cuanto a la articulación de procesos, de la información y
servicios. 9.
Elaborar para el Registrador Nacional informes periódicos sobre la gestión y
novedades en la actividad nacional de identificación ciudadana y registro civil. 10.
Establecer comunicación directa y permanente con los delegados departamentales
frente a temas concernientes a la información de políticas y planes nacionales
definidos para el manejo de la identificación ciudadana y el registro civil. 11.
Generar y administrar un banco de proyectos viables para identificación
ciudadana y registro civil en los consulados.
12.
Establecer contacto permanente con el Ministerio de Relaciones Exteriores a fin
de unificar y coordinar la función de identificación ciudadana y registro civil
en los consulados. 13.
Coordinar todas las funciones y tareas encomendadas a las Direcciones a su
cargo. ARTICULO 39. DIRECCION
NACIONAL DE IDENTIFICACION. Son funciones de la Dirección
Nacional de Identificación: 1.
Vigilar y coordinar la prestación permanente del servicio de identificación
ciudadana del país. 2.
Coadyuvar en la formulación de las políticas en el área de identificación de
las personas, ejecutarlas y elaborar procedimientos que garanticen una labor
eficaz en el proceso de cedulación en el país.
3.
Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos de solicitudes de cédulas
de primera vez, sus duplicados, rectificaciones y correcciones. 4.
Garantizar el suministro oportuno de los insumos para el trámite y la
producción de la cédula de ciudadanía a nivel nacional. 5.
Coordinar las actividades que garanticen la actualización permanente de las
bases de datos regionales y municipales de identificación ciudadana. 6.
Administrar y velar por el mantenimiento y la seguridad de las bases de datos,
físicas, ópticas, fotográficas y magnéticas que soportan la identificación
ciudadana, así como el uso de tecnologías que permitan un mejor
tratamiento. 7.
Dirigir y controlar las actividades generadas por las novedades para la
continua actualización del Archivo Nacional de Identificación. 8.
Coordinar la ejecución de los convenios en materia de identificación
establecidos con otras entidades. 9.
Coordinar el apoyo que se presta a organismos de investigación y vigilancia
sobre la identidad de las personas. 10.
Generar reportes estadísticos de toda la función de identificación ciudadana a
nivel nacional. 11.
Apoyar al Delegado de Identificación en el diseño de planes, programas,
políticas y estudios sobre el área objeto de la Dirección. 12.
Proyectar resoluciones de cancelaciones y pérdida de derechos políticos y
extinciones. ARTICULO 40. DIRECCION
NACIONAL DEL REGISTRO CIVIL. Son funciones de Dirección
Nacional del Registro Civil: 1.
Dirigir los procesos de manejo, clasificación, archivo físico y magnético, y
recuperación de la información relacionada con el registro civil. 2.
Diseñar los instrumentos necesarios para la correcta difusión de las normas y
procedimientos a seguir dentro del proceso de registro civil. 3.
Recomendar políticas que permitan identificar los factores críticos y adoptar
los planes en procura de garantizar el óptimo funcionamiento del registro civil
en Colombia. 4.
Procurar que la inscripción confiable y efectiva de los hechos, actos y
providencias sujetos a registro, y encargados a la Dirección, sean
desarrollados en tiempo real y en beneficio de los usuarios. 5.
Administrar y asignar el código alfanumérico del Número Único de Identificación
Personas, NUIP. 6.
Orientar, asesorar y apoyar a todas las dependencias, entes, grupos o
funcionarios encargados de registro civil de tal manera que su gestión en la
materia cumpla con los fines legales y de eficacia y eficiencia esperados. 7.
Dirigir, controlar, administrar, vigilar y asesorar el proceso del registro a
todos los responsables de registro civil en el país y el exterior. 8.
Mantener estrecha comunicación con las delegaciones departamentales y registradurías especiales, municipales y distrital a fin de
que las normas y procedimientos
en materia de registro civil sean conocidos y cumplidos a cabalidad, y
suministrar el apoyo e insumos materiales necesarios a estas dependencias. 9. Expedir las resoluciones sobre cancelaciones, reconstrucciones, anulaciones y
demás actos jurídicos sobre el registro civil que sean de su competencia, o que
sean delegados por el Registrador Nacional.
10.
Proyectar resoluciones para la firma del Registrador Nacional en asuntos
relacionados con el registro del estado civil.
11.
Promover, dirigir y coordinar las campañas de registro civil a nivel
nacional. 12.
Coordinar la capacitación en lo atinente al registro del estado civil. 13.
Autorizar y coordinar la prestación del servicio de registro del estado civil
en las instituciones hospitalarias. 14.
Elaborar modelos para la expedición de registros civiles que deben ser
adoptados por todos los funcionarios encargados de llevar el registro
civil. 15.
Efectuar los estudios técnicos y económicos conducentes a la preparación del
proyecto de acto administrativo sobre la modificación de tarifas relacionadas
con la expedición de certificados y copias de registros civiles. 16.
Coordinar lo relacionado a la inspección y vigilancia de los servicios de
registro del estado civil de las personas.
17.
Prestar la asistencia que requieran los funcionarios encargados del registro
civil, orientando a los funcionarios encargados de registro civil en la
interpretación y aplicación de las normas, de acuerdo con la dependencia
encargada de la asesoría jurídica. 18.
Garantizar la correcta prestación de los servicios de registro civil de las
personas. ARTICULO 41. GERENCIA DE
INFORMATICA. Son funciones de la Gerencia de Informática: 1.
Asesorar a las demás dependencias de la Entidad en materia de manejo
electrónico de datos. 2.
Desarrollar y efectuar el mantenimiento de las aplicaciones informáticas. 3.
Establecer mecanismos de auto control en el procesamiento electrónico de datos
y en los procesos que se llevan a cabo en la dependencia. 4.
Liderar, orientar y coordinar proyectos especiales de investigación asignados a
la dependencia. 5.
Dirigir, participar, controlar, apoyar y evaluar las diferentes actividades que
se ejecutan en la dependencia. 6.
Asesorar a las dependencias de la Entidad en los programas de adquisición,
mantenimiento y mejoramiento de hardware, software y telecomunicaciones. 7.
Propender por la utilización de sistemas de información gerenciales que
faciliten la toma de decisiones de los niveles directivo y ejecutivo de la
Organización Electoral. 8.
Impulsar, apoyar y evaluar el establecimiento y ejecución de procedimientos en
la dependencia. 9.
Elaborar el Plan General de Informática, de comunicaciones, Internet y
similares. 10.
Administrar los recursos informáticos que funcionan en la entidad. 11.
Recomendar nuevos usos para los equipos de procesamiento de datos o abandonar
los usos actuales. 12.
Evaluar la aplicabilidad de nuevos avances tecnológicos. 13.
Proveer costos estimados para las actividades y proyectos de procesamiento de
datos y sistematización. 14.
Facilitar la disposición de información actualizada, confiable y oportuna, de
tal forma que la Registraduría Nacional pueda
fundamentar la toma de decisiones y la planeación estratégica. 15.
Consolidar los sistemas de información para que sirvan como herramientas de
decisión a los niveles ejecutivos. 16.
Coordinar proyectos de comunicaciones y operaciones de sistemas, incluyendo los
centros de cómputo a nivel nacional. 17.
Administrar la red de telecomunicaciones a nivel nacional mediante
actualización del hardware y del software instalado. 18.
Capacitar a los funcionarios de la Registraduría, a
nivel nacional en cuanto a técnicas de sistematización de oficinas,
procedimientos inherentes a los sistemas propios de la Entidad (nueva
identificación, registro civil, procesos electorales), operación de equipos y
manejo del software. 19.
Colaborar con los grupos interdisciplinarios que se creen para determinar los
procedimientos que deban implantarse en diversas áreas de la Registraduría Nacional.
20.
Desarrollar y probar los planes de contingencia a nivel de hardware y de
software, para el área de informática. 21.
Mantener en condiciones de funcionalidad los diversos equipos de cómputo. 22.
Suministrar los medios administrativos, técnicos y logísticos que permitan el
acceso a los bancos de información de uso público, conformados en la Registraduría Nacional.
23.
Brindar soporte técnico a la Organización Electoral en procesos que involucren
captura de datos, transmisión, procesamiento y almacenamiento de información
inherente a las áreas Jurídica, Administrativa y Financiera, Electoral de
Identificación, del Talento Humano, de Control Interno, Fondo Rotatorio,
Registro Civil, Sistemas, Delegaciones Departamentales, Registraduría
Distrital, Registradurías Especiales y
Municipales. 24.
Elaborar el Plan Institucional de Teleinformática a corto, mediano y largo
plazo. 25.
Preparar los proyectos anuales de inversión en materia de informática, en coordinación
con la dependencia administrativa y financiera, para las diferentes áreas y gerenciar su desarrollo.
26.
Estudiar las necesidades de información que presente la ciudadanía en relación
con las funciones básicas de la Registraduría
Nacional, definir los canales más apropiados y colaborar en la preparación de
mensajes y documentos relacionados con identificación personal, procesamiento
de datos y organización de eventos electorales.
27.
Proporcionar servicios de orientación, capacitación y asesoría al personal que
labora en la Registraduría Nacional. 28.
Desarrollar aplicaciones y proyectos que satisfagan las necesidades existentes
y provenientes de otras dependencias internas y externas, y que conduzcan a la
agilización de actividades, mejoramiento y simplificación de procesos y
procedimientos e innovación tecnológica.
29.
Propender por la modernización de la organización electoral, la Registraduría Nacional y de los sistemas de identificación
en Colombia. 30.
Adelantar estudios y evaluaciones técnicos que conduzcan a la optimización de
los recursos telemáticos de que dispone la Registraduría
Nacional y que permitan la adquisición de equipos, partes y elementos de
procesamiento de datos y telecomunicaciones.
31.
Desarrollar técnicas y metodologías en las áreas de análisis, diseño de
sistemas, operación y telecomunicaciones, programación y desarrollo,
mantenimiento de equipos y otras que permitan alcanzar un nivel más elevado,
dentro de los procesos de mejoramiento continuo y calidad total. 32.
Asesorar al Registrador Nacional en todos los asuntos relativos al
funcionamiento interno, aspectos técnicos de la infraestructura telemática e
informes especiales. 33.
Actuar como ente técnico, asesor y consultor, frente a otras entidades nacionales
o internacionales, en los proyectos donde se conjugan las infraestructuras de
telecomunicaciones, procesamientos de datos e imágenes. 34.
Brindar soporte técnico permanente a los organismos y entidades estatales y
privadas que requieran de la Registraduría Nacional
servicios de consulta respecto de los archivos de identificación y
procesamientos de datos. ARTICULO 42. GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Son funciones de la Gerencia
Administrativa y Financiera: 1.
Proponer, para la adopción por parte del Registrador Nacional, las políticas,
planes y programas que en materia de recursos físicos y financieros se deben
desarrollar para el buen funcionamiento de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 2.
Preparar los proyectos de normas para su adopción por la autoridad competente,
dirigir la aplicación de las mismas y evaluar los procedimientos que en materia
presupuestal, contable, de tesorería, de administración de los recursos físicos
y demás que el sistema de administración interna de la Registraduría
Nacional del Estado Civil requiera. 3.
Formular, de acuerdo con lo que establezca el Registrador Nacional para el
tema, políticas que tiendan a una mejor administración de los recursos
financieros y físicos a fin de procurar niveles óptimos de calidad, cantidad,
oportunidad eficiencia y eficacia. 4.
Dirigir, en coordinación con la Oficina de Planeación y las delegaciones
departamentales, la elaboración del proyecto de presupuesto y el plan de
compras para la Registraduría Nacional del Estado
Civil. 5.
Dirigir y coordinar los trámites precontractuales de la contratación de la
entidad, en lo atinente a emisión de boletines, invitaciones, recepción de
propuestas, coordinación en la elaboración de estudios en que intervenga la Registraduría Nacional del Estado Civil y velar por su
adecuada organización, eficiencia y observancia de las normas legales sobre la
materia. 6.
Velar por que en la Registraduría Nacional se
observen estrictamente los principios de eficiencia, economía, equidad, calidad
total y planeamiento estratégico en la gestión de la administración de sus
recursos. 7.
Dirigir la elaboración de la Cuenta de Manejo y Gestión que debe rendir el
Registrador Nacional ante la Contraloría General de la República. 8.
Dirigir la ejecución y controlar el manejo de los recursos financieros y
físicos del nivel desconcentrado que por delegación sean confiados a la
administración de las delegaciones departamentales u otras autoridades y hacer
seguimiento sobre su ejecución. 9.
Velar, en coordinación con la dependencia de Talento Humano, porque el manejo
de las cesantías de los funcionarios de la Registraduría
Nacional se realice de conformidad con las normas vigentes sobre la materia y
disponer lo que corresponda para hacer efectivos los giros de las
transferencias de las cesantías al Fondo Social de Vivienda de la Organización
Electoral Registraduría Nacional del Estado Civil o a
quien haga sus veces. ARTICULO 43. DIRECCION
ADMINISTRATIVA. Son funciones de la Dirección
Administrativa: 1.
Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y
procedimientos para la adquisición, contratación, almacenamiento, suministro,
registro, control y seguro de bienes y servicios de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 2.
Atender la gestión administrativa del Fondo Rotatorio de la Registraduría
Nacional del Estado Civil, en aspectos como gestión de inventarios, compras,
manejo de activos físicos, almacén, celaduría, entre otros. 3.
Programar y hacer cumplir las labores encaminadas a seleccionar y suministrar
los elementos de consumo y devolutivos necesarios para el adecuado
funcionamiento de la Registraduría Nacional del
Estado Civil. 4.
Dirigir y organizar las funciones correspondientes al almacén. 5.
Administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 6.
Manejar y llevar el control de los inventarios y de los seguros de los bienes
de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 7.
Realizar el estudio de las necesidades institucionales de elementos de consumo
y de equipos para las distintas dependencias de la Registraduría
Nacional del Estado Civil y elaborar el programa anual de compras bajo la
orientación del Gerente Nacional de Gestión Administrativa y Financiera. 8.
Proveer oportunamente a las distintas dependencias de la Registraduría
Nacional del Estado Civil, tanto en el ámbito nacional como departamental, los
equipos y los demás elementos de consumo indispensables para su adecuado
funcionamiento. 9.
Efectuar los estudios y trámites necesarios que permitan descargar
periódicamente de los inventarios los elementos innecesarios. 10.
Coordinar la administración, mantenimiento y vigilancia de las instalaciones de
los edificios sedes de la Registraduría Nacional del Estado
Civil. 11.
Velar por la inclusión de las partidas presupuestarias para garantizar el
adecuado, oportuno y óptimo mantenimiento de los equipos de los que disponga la
Registraduría Nacional. 12.
Coordinar la organización y prestación de los servicios de conmutador,
vigilancia, electricidad, aseo y de los demás concernientes al mantenimiento,
conservación y seguridad de los edificios sedes de la administración de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 13.
Garantizar la adecuada administración del registro de proveedores de la entidad
de acuerdo con las disposiciones vigentes.
14.
Actualizar el sistema de archivo de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 15.
Organizar el sistema de correspondencia, en coordinación con la Secretaría Privada,
para lo que tiene que ver con la correspondencia dirigida al Registrador
Nacional del Estado Civil. 16.
Expedir y autenticar las copias de documentos que reposen en el archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil cuando éstos hayan
cumplido su trámite definitivo o cuando cesen de hacer parte de procesos
surtidos por las dependencias competentes para ello y en todo caso con sujeción
al reglamento que para el efecto se adopte.
17.
Remitir oportunamente los actos administrativos de contenido general a las
diferentes dependencias de la Registraduría Nacional
del Estado Civil y solicitar su publicación en el Diario Oficial. 18.
Ejercer todas las funciones de naturaleza administrativa en el manejo,
organización y gestión de los recursos físicos, materiales, de contratación, de
archivo y correspondencia, almacén e inventarios, respecto de las labores que
deban cumplir los fondos de que trata el presente decreto a los cuales no se
les asigne planta de personal propia. ARTICULO
44. DIRECCION FINANCIERA. Son funciones de la Dirección
Financiera:
1.
Coordinar la administración y desarrollo de políticas, planes y programas para
la provisión, utilización y control adecuado de los recursos financieros de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 2.
Coordinar la administración y el desarrollo de las actividades presupuestales,
contables y de tesorería de la Registraduría Nacional
del Estado Civil. 3.
Coordinar el seguimiento, evaluación y control de las actividades
presupuestales, contables y de tesorería de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 4.
Dirigir en forma inmediata, en coordinación con la Oficina de Planeación, el
Despacho del Gerente Administrativo y Financiero y las delegaciones
departamentales, la elaboración del proyecto de presupuesto de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 5.
Coordinar los procesos de programación y ejecución presupuestal y financiera de
la Registraduría Nacional del Estado Civil. 6.
Coordinar, dirigir y controlar la aplicación de normas y evaluar los
procedimientos de orden contable, presupuestal, de tesorería y en general del
sistema financiero adoptado para la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 7.
Coordinar y dirigir las certificaciones sobre la viabilidad, disponibilidad y
reserva presupuestal necesarias para la adecuada ejecución del presupuesto de
la Registraduría Nacional del Estado Civil. 8.
Coordinar, vigilar y controlar los movimientos de las apropiaciones y en
general todos los gastos relacionados con la ejecución presupuestal de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 9.
Coordinar, vigilar y controlar el procedimiento de provisión de cesantías de
los funcionarios de la Registraduría Nacional del
Estado Civil, recursos que serán administrados financieramente para el Fondo
Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del
Estado Civil. 10.
Elaborar y presentar los estados financieros de la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 11.
Ejercer todas las funciones financieras, presupuestales, contables y de
tesorería respecto de los fondos de que trata el presente decreto. ARTICULO 45. GERENCIA DEL
TALENTO HUMANO. Son funciones de la Gerencia del Talento
Humano: 1.
Dirigir y diseñar, de acuerdo con lo que disponga el Registrador Nacional del
Estado Civil al respecto, las políticas, planes y programas que se deban
implantar en materia de talento humano para su desarrollo integral. 2.
Dirigir la elaboración de los actos administrativos relacionados con las
novedades de personal para la firma del Registrador Nacional, cuando
corresponda y revisar el alcance de los mismos.
3.
Dirigir, coordinar y vigilar el cumplimiento de las normas que debe cumplir la
administración de personal, la elaboración de las nóminas y la liquidación de
las prestaciones sociales y de los demás factores de remuneración. 4.
Coordinar la posesión de los empleados de la Registraduría
Nacional, en lo que es de competencia del nivel Central, y posesionarlos a
través del Gerente del Talento Humano, en los términos en que se le
delegue. 5.
Coordinar la organización y trámite de todas las actividades que en materia de
administración de personal requiera la Registraduría
Nacional del Estado Civil. 6.
Coordinar los registros necesarios para la administración de personal y expedir
las certificaciones relacionadas con dichos registros y situaciones
laborales. 7.
Diseñar y coordinar los programas que en materia de salud ocupacional se
establezcan para los funcionarios de la Registraduría
Nacional del Estado Civil con el objeto de dar cumplimiento a la normatividad
vigente. 8.
Llevar el registro de novedades de la Registraduría
Nacional del Estado Civil que ocasionen los empleados desde su ingreso hasta su
retiro. 9.
Coordinar, dirigir y desarrollar el reporte de novedades e información para los
procesos de administración de personal. 10.
Apoyar a la Comisión Nacional del Servicio Civil en los sistemas de selección
del personal para la carrera administrativa, de acuerdo con las orientaciones
de la misma, y para los demás empleos que determine el Registrador Nacional. 11.
Orientar el diseño, la coordinación, la supervisión y la ejecución de los
sistemas de evaluación del desempeño de acuerdo con lo que la ley disponga al respecto. 12. Definir, en coordinación con las distintas dependencias
de la entidad competentes para ello, los perfiles ocupacionales exigidos para
los cargos de carrera administrativa y para los demás empleos.
13.
Proponer las políticas de mejoramiento de la calidad de vida laboral de los
servidores de la Registraduría Nacional del Estado
Civil. 14.
Disponer lo necesario para el sistema de notificación de actos administrativos
que atañan a las diversas situaciones administrativas de personal. 15.
Atender los requerimientos de las diferentes autoridades sobre aspectos de
personal en coordinación con la Oficina Jurídica. 16.
Implantar y mantener un sistema de información veraz, confiable y oportuno
sobre las estadísticas y situaciones administrativas del personal, en
coordinación con la dependencia encargada de informática. 17.
Diseñar y aplicar los programas de inducción y reinducción de quienes se
vinculen a la Registraduría Nacional del Estado
Civil. 18.
Diseñar y hacerle seguimiento, en coordinación con las dependencias
competentes, a los programas de entrenamiento en el cargo de los funcionarios
de la Registraduría Nacional del Estado Civil con
ocasión de su ingreso, promoción y traslado.
19.
Atender el manejo y gestión de personal de los funcionarios asignados a los
fondos de que trata el presente decreto que no cuenten con planta de personal
propia. 20.
Proponer las políticas de personal que deberá adoptar el Registrador Nacional
respecto del nivel central y desconcentrado, determinar los instructivos y
programas operativos de personal, atender en coordinación con la dependencia
competente los procedimientos administrativos y las disponibilidades
presupuestales cuando se trate de proveer un empleo en el nivel desconcentrado
y coordinar con las autoridades nominadoras de dicho nivel los términos y
condiciones en que proceden los nuevos nombramientos, sin perjuicio de dicha
facultad nominadora. CAPITULO
VI. FUNCIONES
POR DEPENDENCIA DE LA REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL EN EL NIVEL
DESCONCENTRADO ARTICULO
|
46