RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 377 de 2023

 

(Julio 20)

 

Por medio del cual se dicta el Reglamento del Comité de Conciliación del Instituto para la Economía Social-IPES- y se deroga la Resolución No 200 de 2018

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO PARA LA ECONOMÍA SOCIAL – IPES

 

En uso de sus facultades legales conferidas por el Acuerdo No 025 de 1972 y el Acuerdo 257 de 2006 del Concejo de Bogotá, los Acuerdos IPES No 001 de enero 2 de 2007, No.005 y 007 de 2011 y demás normas reglamentarias, estatutarias y

 

CONSIDERANDO

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia incorpora los principios con los cuales se desarrolla la función administrativa.

 

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el artículo 2.2.4.3.1.2.1 del Decreto Nacional No 1069 de 2015 establecen que, en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.

 

Que el Ministerio de Justicia y del Derecho a través del Decreto 1069 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho", establece las normas aplicables a la conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo.

 

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del mencionado Decreto 1069 de 2015, define el Comité de Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del mencionado Decreto 1069 de 2015 se establece como función de los comités de conciliación de las entidades públicas darse su propio reglamento.

 

Que el Ministerio de justicia y del Derecho con el Decreto 1167 de 2016 modificó los siguientes artículos del citado Decreto 1069 de 2015 que impactan a la gestión de los Comités de Conciliación: 2.2.4.3.1.1.2, 2.2.4.3.1.2.3, 2.2.4.3.1.2.12.

 

Que el citado Decreto 1167 de 2016 suprimió las siguientes disposiciones del Decreto 1069 de 2015 que impactan a la gestión de los Comités de Conciliación; la frase "Una copia del mismo será remitida a la Agencia nacional de Defensa jurídica del Estado" del numeral 3 y el parágrafo del artículo 2.2.4.3.1.2.6 y los artículos 2.2.4.3.1.2.10; 2.2.4.3.1.2.11; 2.2.4.3.1.2.14.

 

Que, la Ley 472 de 1998, en su artículo 27 estableció el pacto de cumplimiento como la posibilidad de determinar la forma de protección de los derechos e intereses colectivos y el restablecimiento de las cosas a su estado anterior, de ser posible.

 

Que, mediante el Decreto Distrital 798 de 2019 que "Por medio del cual se modifica parcialmente el Decreto Distrital 323 de 2016 y se dictan otras disposiciones en su artículo 2 se modificó el numeral 12º del artículo 3 del Decreto Distrital 323 de 2016 y adicionó los numerales 15°, 16°, 17 y 18º, en el que se incorporó dentro de las funciones de la Secretaría Jurídica Distrital la función de número 15 "Mediar en las controversias jurídicas entre entidades u organismos Distritales suscitadas en el ejercicio de sus funciones".

 

Que mediante la Ley 2220 de 2022 "Por Medio de la cual se expide el Estatuto de Conciliación y se dictan otras disposiciones", en su artículo 98 estableció para el Comité de Conciliación la obligación de responder a la solicitud del Ministerio Público sobre la decisión positiva o negativa de conciliar en los casos en los que se evidencie: I. Alta probabilidad de condena, II.

 

Que existan sentencias de unificación o jurisprudencia reiterada sobre la materia, III. Se considere que la fórmula de conciliación compromete la legalidad, en cuanto en el mismo sea manifiesta su oposición a la Constitución Política o a la ley, o no este conforme al interés público o social o se atente contra él o del mismo se derive un agravio injustificado a una de las partes o a un tercero, o sea lesivo para el patrimonio público.

 

Que la misma Ley 2220 de 2022 contiene en su Título V, normas especiales relativas a la conciliación en asunto de lo Contencioso Administrativo y que tiene por objeto fortalecer y promover la conciliación en los asuntos de lo contencioso administrativo, para lo cual se establecen los principios especiales aplicables, las autoridades que intervienen en estas actuaciones, los procedimientos, recursos, medios de control y otras disposiciones especiales relacionadas con esta materia.

 

Que la precitada ley en el Titulo V, que trata de los Comités de Conciliación de las entidades Públicas, en su artículo 117 Indica que:

 

"Los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por si sola, no dará lugar a Investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité."

 

Que en la Ley 2220 de 2022 en su artículo 120 describe las funciones del Comité de Conciliación, en su artículo 121 actualizó las funciones para la Secretaría Técnica, en su artículo 125 en el cual incorpora el procedimiento para la evaluación de la acción de repetición y el deber de la Oficina de Control Interno de la verificación y el artículo 126 la obligación de los apoderados de los entes públicos de presentar informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

Que, además, el Decreto Distrital No 556 de 2021 en su artículo 20 incorporó dentro de su normatividad nuevas responsabilidades de los Comités de Conciliación relacionadas con el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital.

 

Que la Alcaldesa Mayor de Bogotá profirió el Decreto Distrital No 073 de 2023 "Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones" que derogó el Decreto 839 de 2018 a su vez derogatorio del Decreto No 690 de 2011.

 

Que el Decreto Distrital No 073 de 2023 contiene en su artículo 3 el mandato de armonización normativa al indicar que "Para la adopción de los lineamientos, asignaciones y procedimientos previstos en el presente Decreto, que se dan en desarrollo, armonización y estandarización de normas del orden nacional y distrital, se deberán revisar y ajustar los reglamentos internos de los Comités de Conciliación para asegurar que se cumpla a cabalidad con los propósitos de este Decreto."

 

Que la Resolución FVP-G-No 026 de 2004 expedida por el Fondo de Ventas Populares creó el Comité de Conciliación y Defensa Judicial. Dicho Fondo fue transformado en virtud del Acuerdo 257 de 2006 en el Instituto para la Economía Social-IPES-.

 

Que la Resolución IPES No 725 de 26 de diciembre de 2016 modificó el Reglamento Interno del Comité de Conciliación y de Defensa Judicial del instituto para la Economía social-IPES

 

Que, mediante Resolución IPES No 200 de 2018 "Por el cual se dicta el reglamento del Comité de Conciliación del Instituto para la Economía Social -IPES- y se derogan unas disposiciones relacionadas con la materia" derogó las normas que le fueran contrarias.

 

Que el Presidente de la Republica a través del Decreto No 1499 de 2017 "Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 previó la adopción de la versión actualizada del Modelo integrado de Planeación y Gestión -MIPG, el cual "es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio"

 

Que el mencionado Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG previó en la Política de Defensa Jurídica de su dimensión número 3 "Gestión con valores para resultados", a los Comités de Conciliación como instancias de carácter obligatorio para las entidades y organismos de derecho público, que se constituyen cono un mínimo para "(...) garantizar un adecuado ejercicio de defensa Jurídica del estado, que permita el ahorro y buen uso de los recursos públicos (...)

 

Que, la implementación permite agilizar las sesiones de los comités con la utilización de las tecnologías de información y comunicación lo que hace necesario actualizar las acciones de la convocatoria y desarrollo de las sesiones del Comité de Conciliación.

 

A efectos de armonizar el nivel normativo con el funcionamiento del Comité de Conciliación, la participación del Asesor de Control Interno; ajustar el funcionamiento de las sesiones con la utilización de las nuevas herramientas de información y comunicación, y en razón a los considerandos anteriores se hace necesario revocar la Resolución IPES No 200 de 2018.

 

Que el proyecto de reglamento fue presentado, discutido y aprobado por los miembros en las sesiones del Comité de Conciliación de fechas 02, 05 y 19 de mayo de 2023.

 

Por lo anteriormente expuesto, el Director General de Instituto para la Economía Social-IPES

 

RESUELVE:

 

CAPITULO PRIMERO

GENERALIDADES

 

Artículo 1. Objeto. Dictar el Reglamento del Comité de Conciliación del instituto para la Economía Social-IPES.

 

Artículo 2º. Definiciones: Se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 4 del Decreto 073 de 2023 así:

 

Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de diferencias, con la ayuda de un tercero neutral calificado denominado conciliador, quien, además de proponer fórmulas de arreglo, da fe de la decisión de acuerdo, la cual es obligatoria y definitiva para las partes que concilian. Es judicial, si se realiza dentro de un proceso judicial, o extrajudicial si se realiza antes o por fuera de un proceso judicial (artículo 3 de la Ley 2220 de 2022).

 

Conciliación extrajudicial en asuntos de lo contencioso administrativo. La conciliación extrajudicial en asuntos contencioso administrativos es un mecanismo alternativo de resolución de conflictos, autocompositivo, por medio del cual las partes, por conducto de apoderado, gestionan ante un agente del Ministerio Público neutral y calificado la solución de aquellas controversias cuyo conocimiento corresponda a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo (artículo 88 de la Ley 2220 de 2022).

 

Comité de Conciliación: instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Está a cargo de decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité (artículo 117 de la Ley 2220 de 2022).

 

Prevención del daño antijurídico: Conforme lo establece el Decreto Distrital 430 de 2018, consiste en solucionar, mitigar o controlar la falencia administrativa o misional que genera litigiosidad. De acuerdo con lo señalado en el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en este se asignarán las responsabilidades en el interior de cada entidad.

 

Política de prevención del daño antijurídico: En atención a lo señalado en la "Guía para la generación de política de prevención del daño antijurídico" es la solución que se plantea a los problemas administrativos que generan reclamaciones y demandas, y consiste en el uso consciente y sistemático de los recursos a cargo de la entidad a través de mandatos y sobre prioridades de gasto relacionadas con la reducción de eventos de daño antijurídico.

 

Recuperación del patrimonio público: Obtención de los recursos o reivindicación por la afectación de bienes, derechos y obligaciones, propiedad del distrito, mediante el ejercicio de medios de control, acciones judiciales, procesos penales y mecanismos alternativos de solución de conflictos iniciados y suscritos por las entidades y organismos distritales, es decir, distintos a aquellos que provienen de una obligación clara, expresa y exigible (artículo 13 del Decreto Distrital 556 de 2021).

 

CAPITULO SEGUNDO

 

INTEGRACION, FUNCIONAMIENTO Y ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE CONCILIACION

 

Artículo 3º. Integración. El Comité de Conciliación estará conformado así:

 

a. Miembros permanentes, con derecho a voz y voto.

 

1. El/ la Director/a General del Instituto para la Economía Social o su delegado, quien deberá ocupar cargo como empleado público de los niveles directivo y asesor.

 

2. El/la Subdirector/a Jurídico/a y de Contratación.

 

3. El/la Subdirector/a Administrativo y financiero.

 

4. El/la Subdirector/a de Emprendimiento Servicios Sociales y Comercialización.

 

5. Ella Subdirector/a de Gestión, Redes Sociales e informalidad.

 

b. Miembros con derecho a voz pero sin voto.

 

1. Ella Asesor/a de Control Interno del IPES.

 

2. Ella Secretario/a Técnico del Comité de Conciliación del IPES.

 

c. Los invitados serán incluidos en la convocatoria, con voz pero sin voto, y se relacionan, entre otros, los siguientes:

 

1. El representante de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

 

2. El representante de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. El representante de la Procuraduría General de la Nación.

 

4. Los subdirectores o jefes de oficina del IPES que por su carácter funcional tengan que ver con el asunto planteado o en donde se originó la controversia.

 

5. Los servidores o colaboradores del IPES que participen como apoyo técnico de los miembros o que por el asunto a tratar su presencia sea necesaria para la comprensión o mayor información de la sesión.

 

6. Los ciudadanos que por el asunto de la sesión sean invitados en la convocatoria de manera expresa.

 

Parágrafo 1. La asistencia con base en las convocatorias será de obligatorio cumplimiento para los miembros permanentes. Concurrirán solo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según la convocatoria y respecto al caso concreto, el apoderado que represente los intereses del IPES en cada proceso, el Asesor de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité.

 

Parágrafo 2. El ordenador del gasto de IPES y el/la Subdirector/a Jurídico/a y de Contratación, no podrán delegar la participación en las sesiones del Comité de Conciliación.

 

Artículo 4º. Presidencia. Las sesiones del Comité serán presididas por el/la Director/a General del Instituto para la Economía Social o su delegado, en el evento de que el presidente del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por el/la Subdirector/a Jurídico/a y de Contratación.

 

Artículo 5º. Reglas generales y desarrollo de las sesiones. El Comité de Conciliación del IPES desarrollará sus sesiones con el cumplimiento de los siguientes parámetros:

 

1. Ningún miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontraré desempeñando más de un cargo con voz y voto, deberá ser nombrado un miembro ad hoc, que será propuesto por la Presidencia del Comité entre el/la Subdirector/a de Formación y Empleabilidad o el/a Subdirector de Diseño y Análisis Estratégico y sometido a votación en sesión la para completar el número de integrantes.

 

2. El Comité de Conciliación se reunirán de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica. Constituye un deber de todos los miembros del Comité asistir a todas sus sesiones. salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia.

 

3. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de Conciliación el(la) Secretario(a) Técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión. De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el(la) secretario(a) Técnico(a) expedirá la certificación correspondiente señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión. De esta forma se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

4. De manera ordinaria, el(la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos en consideración del Comité.

 

5. Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas elaboradas por el(la) apoderado(a) del caso, los documentos de política, Informes o documentos que se vayan a someter a estudio y/o decisión del Comité.

 

6. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el(la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

7. El Comité de Conciliación del IPES deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes: el Secretario Técnico una vez agotada el espacio de preguntas y deliberación, procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto, las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate, se nombrará miembro ad hoc, para lo cual se suspenderá la sesión y se otorgará plazo para la presentación y estudio del asunto a decidir por lo que se solicitará el sentido del voto una vez reanudada la sesión el punto en la votación.

 

8. El Comité de Conciliación del IPES podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

9. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011. deberá informar a la Secretaría Técnica del previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio. Los demás integrantes votarán en la sesión y decidirán sobre si se acepta o no el impedimento y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

10. Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. Si se admite la causal de impedimento o recusación y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el(la) Presidente del comité, designará en la respectiva sesión un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación, de lo cual se dejará constancia en el acta respectiva.

 

11. El Comité de Conciliación del IPES podrán invitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, o la dependencia que haga sus veces, para que participe con voz en sus sesiones, con el propósito de contar con su asesoría y apoyo en materia de prevención del daño antijurídico y acciones o políticas de defensa judicial.

 

Parágrafo 1. Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación del IPES cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la Secretaría Técnica expedirá al abogado de representación en el asunto la copia auténtica de la respectiva acta o la certificación en la que consten los fundamentos de la decisión, para que se comunicada o aportada en el curso de la audiencia de conciliación.

 

Artículo 6°. Desarrollo de las Sesiones. En el día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará o abrirá la sesión. A continuación, la Secretaría Técnica del Comité informará sobre la extensión de la convocatoria o invitación a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

 

El orden del día se organizará por puntos y se desarrollará en la secuencia presentada como proposición, para agotar cada punto del orden del día, se otorga la palabra al responsable del presentar el punto, sea expositor o abogado, quien en forma verbal realizara su presentación, de la ficha técnica o del informe según sea el caso, y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

 

Surtida la intervención del expositor o abogado designado o apoderado, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración, una vez se haya efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los miembros el sentido de su vatos e informará al Comité el sentido de la decisión, con la adopción de las determinaciones estas serán de obligatorio cumplimiento.

 

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaría Técnica del Comité informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, para proceder a levantar la sesión.

 

Parágrafo. Cuando las circunstancias lo ameriten, y por si por las dinámicas propias de la Entidad, la reunión programada no se realiza, el Presidente del Comité junto con el Secretario Técnico, dejarán constancia en acta de las razones por las cuales no se sesionó.

 

Artículo 7º: Sesiones no presenciales. Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

 

Para sesiones sincrónicas, la Secretaría Técnica expresará en la convocatoria que se trata de sesión virtual o no presencial, además remitirá las proposiciones, puntos o asuntos a tratar en el orden del día junto con los anexos o información requerida para sesionar, abierta la sesión se desarrollará conforme a lo establecido por el artículo sexto de la presente Resolución.

 

Se podrá sesionar de manera asincrónica, para este tipo se sesión se indicará en la convocatoria la modalidad de sesión asincrónica, la participación se realizará de preferencia desde el correo electrónico institucional de cada uno de los miembros del Comité, para la deliberación y voto los miembros deberán, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y el sentido de su voto para ser contabilizado para la decisión. Si se utiliza otro medio de transmisión de mensajes de datos diferente al correo institucional, el Secretario Técnico dejará constancia del medio utilizado por el miembro del comité; una vez instalada o abierta la sesión desde el correo del presidente, se colocarán a consideración los puntos en orden de la convocatoria, para la sesión asincrónica se estipulará un término perentorio de respuesta para cada punto de la sesión el cual no podrá exceder las SEIS (06) horas continuas, una vez votado el punto a tratar la Secretaría Técnica informará del sentido de la decisión a todos los miembros y cerrará cada punto; los votos por fuera de límite de tiempo se contabilizarán como "voto en blanco", por último, agotado el orden del día, la sesión se levantará y se extenderá la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia de los medios utilizados, así como de las decisiones adoptadas.

 

A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999.

 

CAPITULO TERCERO

 

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

 

Artículo 8°. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACION. Conforme a la Ley 1220 de 2022 en su artículo 120, el Comité de Conciliación del Instituto para la Economía Social -IPES-ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar Políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar le posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación y la reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Dictar su propio reglamento.

 

12. Autorizar que los conflictos suscitados entre la entidad y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la Nación. En el caso de conflictos de la entidad con otras del orden territorial la autorización de mediación podrá realizarse ante la Procuraduría General de la Nación.

 

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

Artículo 9º. Actividades derivadas de las Competencias de los Comités de Conciliación referidas a la Representación Judicial y Extrajudicial. El Comité de Conciliación del IPES. de acuerdo al artículo 120 de la ley 2220 de 2022 tendrá a su cargo las siguientes actividades:

 

1. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

2. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás. partes de la acción popular, y si es del caso, realizar la coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y con el fin de evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

4. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, el Comité de Conciliación del IPES, a través de la Subdirección Jurídica y de Contratación, responderá a los requerimientos y remitirá su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial.

 

5. A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, el Comités de Conciliación del IPES aprobará las metodologías de costo beneficio diseñadas por la Subdirección Jurídica y de Contratación, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

6. El Comité de Conciliación del IPES realizará seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar Políticas de prevención del daño antijurídico.

 

7. El Comité de Conciliación del IPES estudiará la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

Artículo 10°. Competencias del Comité de Conciliación frente a la Acción de Repetición y Llamamiento en Garantía con fines de Repetición. El Comité de Conciliación del IPES, de acuerdo a lo establecido en el numeral 7º del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, decidirá sobre la procedencia de la acción de repetición y determinará la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, para lo cual el abogado a cargo de asunto diligenciará en el módulo de conciliación de SIPROJWEB, la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición y en todo caso se observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

Artículo 11°. Competencia del Comités de Conciliación frente a la recuperación de recursos públicos. El Comité de Conciliación del IPES realizará el diseño de Políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad y fijará las directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

Artículo 12°. RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN EN EL PLAN MAESTRO DE ACCIONES JUDICIALES DE RECUPERACIÓN DEL PATRIMONIO DEL DISTRITO CAPITAL. El Comité de Conciliación, en el marco de las funciones de diseñar la política general para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad y fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como la transacción y la conciliación, conforme al artículo 20 del decreto 556 de 2021, deberá:

 

1. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación de la Subdirección Jurídica y de Contratación y/o del funcionario competente, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital dentro del mes siguiente a su presentación.

 

2. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital.

 

3. Solicitar a la Subdirección Jurídica y de Contratación, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad u organismo distrital

 

4. Definir criterios para que la Subdirección Jurídica y de Contratación analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: 1) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, II) la connotación pública o social, III) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, IV) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, V) que provenga de hechos o conductas corruptas y VI) la complejidad del problema jurídico.

 

5. Solicitar y requerir al Subdirector Jurídico y de Contratación informes sobre el análisis e implementación del Pian Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

6. Informar a través de la Subdirección Jurídica y de Contratación sobre las decisiones. tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

7. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año.

 

Parágrafo. Las decisiones tomadas por el Comité constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones de los apoderados en procesos judiciales y mecanismos alternativos de solución de conflictos del IPES.

 

Artículo 13º. Presidencia. Las sesiones del Comité serán presididas por el/la Director/a General de la entidad o su delegado, quien tendrá a su cargo:

 

1. Presidir las sesiones del Comité.

 

2. Suscribir junto con el Secretario Técnico las actas que se levanten con ocasión de las reuniones del Comité.

 

3. Las demás que sean asignadas por la autoridad competente o que se deriven de la aplicación de la ley.

 

Artículo 14. Secretaría Técnica. El comité designará a un funcionario/a para actuar como Secretario/a Técnico del Comité, de preferencia de profesión abogado.

 

Artículo 15°. Funciones de la Secretaría Técnica. Son funciones del Secretario/a del Comité de Conciliación las siguientes:

 

1. Citar a los miembros del Comité, con indicación de fecha, hora y lugar de celebración. del comité.

 

2. Elaborar el orden del día.

 

3. Verificar que el abogado a cargo de la representación, en cada proceso o trámite de conciliación, presente los soportes necesarios y elabore la ficha técnica del caso del sistema SIPROJWEB o el sistema de información que haga sus veces.

 

4. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

5. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

 

6. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

 

7. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

 

8. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

9. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo

 

10. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

11. Elaborar las certificaciones correspondientes a los casos tratados en cada una de las cesiones Indicando la decisión adoptada y si es procedente, el monto a conciliar.

 

12. Archivar las actas de Comité de Conciliación y los soportes documentales de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, diligenciar el módulo respectivo de la información en el SIPROJWEB

 

13. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

 

14. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado de la entidad y a los miembros del Comité.

 

15. Las demás que le sean asignadas por el comité.

 

CAPITULO CUARTO

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y DE DEFENSA JURÍDICA

 

Artículo 16°. Adopción de políticas de prevención del daño antijurídico. El Comité de Conciliación del IPES adoptará la política de prevención del daño antijurídico; una vez expedida, se revisará la formulación de la frente a los lineamientos metodológicos dispuestos en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital. El seguimiento del plan de prevención, la eficacia y necesidades de actualización de la Política se valorarán anualmente por el Comité de Conciliación conforme al plan de acción del Comité de Conciliación aprobado para cada añо.

 

Artículo 17°. Política de Defensa Jurídica. El Comité de Conciliación del IPES dará a conocer y cumplirá con los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de implementación de la Política adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, a través de la Subdirección Jurídica y de Contratación remitirá las Políticas, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 18°. Sistemas de Información Jurídica Distritales. Corresponderá a los miembros del Comité de Conciliación, a sus Secretarios(as) Técnicos(as) y a los (las) apoderados(as) de las entidades que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital -AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

Artículo 19°. Actualización en el Uso de las TICS y Neutralidad Tecnológica. Los integrantes del Comité de Conciliación en coordinación con la Dirección General del IPES velarán para que la entidad y en especial los (las) apoderados(as) que lleven la representación judicial y extrajudicial de la misma, cuenten con las adecuadas herramientas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), a fin de poder participar y hacer seguimiento a las diferentes formas de llevar los procesos de conciliación previstos en la Ley 2220 de 2022 "Estatuto de Conciliación; ya sea de manera presencial, virtual o mixta. garantizando las condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad, esta última cuando esté sometida a reserva legal.

 

Para lo anterior la Subdirección Jurídica y de Contratación presentará un informe anual, en donde conste el estado de los medios tecnológicos con la indicación de las necesidades respecto de equipos, su adecuación, actualización, conectividad y el estado de los espacios físicos de la entidad para la atención de audiencias, la Subdirección administrativa y Financiera, adoptará los requerimientos del informe y priorizará las necesidades para la adquisición de bienes y servicios a que haya a lugar derivados del informe. Lo anterior para garantizar la neutralidad tecnológica y la igualdad de acceso a la Administración Pública, acorde con lo establecido en los artículos 53 y 53A de la Ley 1437 de 2011.

 

Artículo 20°. Publicación de Acuerdos Conciliatorios. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación verificará que se publiquen en la página Web del IPES, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y/o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento. dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Así El/la Subdirector/a Jurídico y de Contratación del IPES remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPITULO QUINTO

 

ADOPCIÓN DE LINEAS DECISIONALES

 

Artículo 21°. Adopción de las Líneas Decisionales, El Comité de Conciliación el IPES, adopta como criterios auxiliares en sus deliberaciones las siguientes lineas decisionales, respecto a la posibilidad de autorizar a sus apoderados para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a la respectiva diligencia Judicial extrajudicial. Lo anterior, sin perjuicio del análisis de los hechos, las pretensiones, su fundamento legal y jurisprudencial, las pruebas aportadas y la viabilidad o probabilidad de una decisión en contra:

 

A. Con ánimo conciliatorio

 

1. Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad.

 

2. Cuando se trate de un caso en el que exista clara aplicación de Sentencias de Unificación, solicitud de extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

3. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la entidad pública.

 

4. Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de esta.

 

5. Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

6. Cuando medie acto administrativo de carácter particular podrá conciliarse sobre sus efectos económicos si se da alguna de las causales del artículo 93 de la Ley 1437 de 2011.

 

B. Sin ánimo conciliatorio

 

1. Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

2. Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de las plantas de personal.

 

3. Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables a la entidad por no existir legitimación en la causa por pasiva de la entidad o del Distrito Capital. De igual modo, si además se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

4. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia: caducidad, prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará para conciliaciones extrajudiciales.

 

5. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

6. Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa

 

7. En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

8. Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

9. En aquellos casos en que se aplique la definición de líneas decisionales propias de cada entidad u organismo distrital conforme a su competencia y autonomía.

 

CAPITULO SEXTO

 

DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE A LOS COMITÉS DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 22°. Deberes de los apoderados que ejercen la representación judicial y Extrajudicial. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley, los reglamentos y los contratos, corresponde a los apoderados que defienden los intereses de la entidad y que llevan representación judicial de procesos a cargo del IPES, los siguientes:

 

1. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB-BOGOTÁ o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del apoderado sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

2. Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación, en físico o a través de correo electrónico, con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos y formas establecidas por el reglamento interno de cada entidad u organismo.

 

3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

4. Adoptar las decisiones del Comité de Conciliación de la entidad como de obligatorio cumplimiento para sus actuaciones como apoderados.

 

CAPITULO SEPTIMO

 

DOCUMENTOS DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 23°. Actas del Comité. De todas las reuniones del Comité ordinarias o extraordinarias se levantará un acta en la cual se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por sus integrantes, indicando el voto de cada uno de los miembros, de los salvamentos y/o aclaraciones, de los ajustes requerimientos a las propuestas o documentos soportes, solicitados por el Comité y podrá dejarse las anotaciones que se consideren pertinentes.

 

En todos los casos se dejará constancia de la inasistencia de los miembros del Comité, así como de la asistencia o Inasistencia de los invitados y la calidad en que intervienen. Las fichas técnicas, la totalidad de los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, sus ajustes o complementos, así como las excusas presentadas por los miembros del Comité o los invitados, constituirán parte integral del acta respectiva.

 

En caso de presentarse impedimentos de alguno de los miembros del Comité estos podrán comunicar el impedimento por cualquier medio una vez recibida la convocatoria al respectivo Comité.

 

ARTÍCULO 24°. Actas. La Secretaría Técnica levantará el acta conforme al módulo de SIPROJWEB destinado para su elaboración; si el sistema no lo permite, se solicitará el soporte técnico a la Secretaría Jurídica Distrital en especial al administrador del SIPROJWEB, se dejará constancia de esta circunstancia y se levantará el acta en otro medio; una vez el sistema lo permita, se procederá a diligenciar el módulo y se dejará la respectiva nota al final del acta.

 

El acta será aprobada y firmada por el Presidente y el Secretario Técnico.

 

ARTÍCULO 25°. Archivo de documentos del comité. El archivo físico del Comité de Conciliación reposará en el archivo general de la entidad. Las solicitudes de copias de las actas deberán efectuarse por escrito y la expedición de certificaciones sobre las mismas será tramitada por el Secretario Técnico del Comité. La custodia de las actas, de las fichas de presentación de los casos, sus soportes y las circulares expedidas estarán a cargo de la Secretaría Técnica hasta el respectivo traslado al archivo general, cuando haya finalizado su trámite de conformidad con las Tablas de Retención Documental. La Secretaría Técnica podrá gestionar las copias de las actas y anexos de manera virtual o electrónica.

 

Artículo 26°. Expedientes. La solicitud de conciliación extrajudicial, la citación a audiencia, oficios remisorios, copia del acta de conciliación extrajudicial surtida ante la respectiva Procuraduría, auto de aprobación o improbación, pago de la conciliación y demás documentos pertinentes a la conciliación extrajudicial, transacción o mecanismo de arreglo directo se archivarán en el respectivo expediente debidamente foliados en la Subdirección Jurídica y de Contratación, que será responsable de efectuar su traslado al archivo central, cuando haya finalizado su trámite, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental.

 

Artículo 27°. Fichas técnicas: Las fichas técnicas seguirán los parámetros del módulo de SIPROWEB, la veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha y para efectos todos los efectos deberán contener los siguientes datos:

 

1. Datos Generales: Identificación de persona solicitante, fecha de la solicitud, tipo de acción, fecha de citación a audiencia si la hubiere, responsable de la ficha.

 

2. Relación completa y detallada de los antecedentes de la situación objeto de la controversia, hechos.

 

3. Fundamentos de derecho.

 

4. Análisis de pruebas.

 

5. Análisis de precedente jurisprudencial.

 

6. Relación de documentos soporte de los hechos objeto de conciliación contenidos en el

 

7. expediente del caso.

 

8. Estimación de la cuantía de las pretensiones en controversia y contenido obligacional.

 

9. Concepto sobre la viabilidad de la conciliación.

 

10. Indicación precisa de la suma total a conciliar de ser procedente, con indicación.

detallada de los competentes anexando los debidos soportes.

 

11. Nombre del abogado designado.

 

12. Inclusión de los soportes pertinentes en cada caso. Si es necesario adjuntar liquidación ésta deberá contener como mínimo: fecha, nombre y firma de quien la elabora e indicación clara y precisa de las cifras a conciliar, discriminando las operaciones que arrojen dicho monto.

 

Parágrafo: Toda entrega se realizará de preferencia a través del correo institucional, se si eventualmente la entrega de la ficha técnica o su elaboración en el sistema SIPROJWEB, se afectan por fallas en el sistema podrá elaborarse el proyecto y entregarse para su estudio mediante correo electrónico a la secretaría del comité en otro formato, dejando constancia del mismo las razones que motivaron la entrega.

 

Artículo 28°. Informes. De conformidad con las funciones del Comité de Conciliación y para cada tema a tratar en la convocatoria la Subdirección Jurídica y de Contratación o en su defecto la Secretaría Técnica del Comité podrán solicitar informes respecto de procesos judiciales, políticas o cumplimiento de decisiones, para ser presentados en la sesión, el responsable presentará o delegará la presentación en la sesión y estos se incorporarán a las actas de la sesión

 

Artículo 29°. Incorporación normativa. Para todos los efectos se entenderán incorporados a la presente resolución la normatividad de la ley 2220 de 2022, el decreto distrital 073 de 2023

 

Artículo 30°. Vigencia y Publicación. La presente modificación rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la resolución 200 de 2018 y todas las normas que le sean contrarias.

 

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D. C; a los 28 días del mes de julio del año 2023.

 

WILLIAM ALEJANDRO RIVERA CAMERO

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.