DIRECTIVA 001 DE 2017

(Febrero 09)

La Resolución No. 533 de 2015¹ y el Instructivo 002 de 2015², ambos de la Contaduría General de la Nación, establecen el nuevo marco normativo para las entidades de gobierno, cuyo período de aplicación se contemplaba a partir del 1° de enero de 2017. En este sentido, durante la vigencia 2016, se establecieron los lineamientos generales para la implementación del nuevo Marco Normativo Contable mediante la expedición de la Directiva 007 de 2016,  sobre la cual las entidades del Distrito Capital y la Secretaría Distrital de Hacienda, trabajaron en forma conjunta en aspectos relevantes para el proceso, tales como: Elaboración de los planes de acción, elaboración del diagnóstico para la identificación de impactos, actividades y dificultades en el proceso, depuración de las cifras del balance, capacitaciones específicas en la norma, entre otros.

No obstante, mediante la Resolución 693 del 06 de diciembre de 2016, la Contaduría General de la Nación modificó el cronograma de aplicación del nuevo Marco Normativo para entidades de gobierno, estableciendo como período de preparación obligatoria el comprendido entre la fecha de publicación de la Resolución 533 de 2015, es decir, el 8 de octubre de 2015 y el 31 de diciembre de 2017 y como primer período de aplicación el comprendido entre el 1° de enero y 31 de diciembre de 2018. Este cambio de cronograma se convierte en una oportunidad para consolidar esfuerzos y fortalecer las acciones desarrolladas durante la vigencia 2016, con el fin de alcanzar con éxito este proceso.

Teniendo en cuenta lo anterior, cada órgano, dependencia o entidad de Bogotá, Distrito Capital, clasificada por la Contaduría General de la Nación como Entidad de Gobierno, durante el 2017, deberá implementar las acciones necesarias para dar continuidad a los planes de acción y realizar los ajustes a los mismos, para lo cual cumplirá los siguientes lineamientos:

1. El Representante Legal de la entidad, debe garantizar la existencia de un equipo de trabajo integrado por los responsables de las dependencias internas que directa o indirectamente, gestionan hechos económicos y financieros, como por ejemplo, el área de tesorería, financiera, administrativa y jurídica; con el objetivo de dar continuidad a las actividades adelantadas en la vigencia anterior y culminar las etapas de preparación obligatoria y aplicación del nuevo marco normativo de regulación contable.

2. Continuar con la dirección y coordinación del equipo de trabajo en cabeza de un funcionario del nivel directivo que sea designado por el Representante Legal,  a quien le corresponde el seguimiento de las estrategias y acciones implementadas al interior de cada órgano, entidad y/o dependencia, con el objeto de dar cumplimiento a las Resoluciones 533 de 2015, 693 de 2016 y al Instructivo 002 de 2015, expedidos por la Contaduría General de la Nación, o a las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Con el objetivo de dar continuidad a las estrategias ya implementadas, es fundamental considerar los siguientes aspectos, que se constituyen en factores claves de éxito, para dar continuidad a la determinación de los saldos iniciales y a la aplicación de la norma a partir del 1° de enero de 2018:

- Actualizar el Plan de Acción a partir de los avances alcanzados, haciendo énfasis en los aspectos de mayor impacto determinados en la vigencia 2016.

- Divulgar y sensibilizar las actualizaciones del Plan de Acción, de acuerdo a los ajustes realizados al interior de la entidad.

- Continuar con los procesos de capacitación general y específica de las normas aplicables a la entidad y a cada área en particular.

- Priorizar los desarrollos, actualización y/o implementación de los sistemas de información que permitan el cumplimiento de la implementación del nuevo marco normativo de acuerdo con las fechas establecidas en la Resolución 693 de 2016.

- Fortalecer los procesos de revisión, análisis y depuración de rubros contables con el fin de presentar saldos iniciales acordes con la realidad financiera de las entidades, aunando esfuerzos con las áreas de gestión y/o entidades involucradas.

- Finalizar los procesos de realización y conciliación de los inventarios físicos de bienes en bodega y/o servicio, incluyendo los bienes muebles e inmuebles que se encuentren a su disposición, administración, custodia o manejo.

- Revisar las políticas contables y culminar los procesos de ajuste o generación de las   mismas, de conformidad con el nuevo marco normativo contable.

- Actualizar los manuales de procesos y procedimientos, y ajustarlos de acuerdo a las políticas contables definidas, teniendo en cuenta el Sistema de Gestión de Calidad.

- Elaborar prueba para la determinación de saldos iniciales bajo el nuevo Marco Normativo.

- Determinar los saldos iniciales definitivos a 1° de enero de 2018 y elaborar el documento técnico que explique en detalle la variación de los saldos iniciales y su impacto en el patrimonio.

- Adoptar el nuevo marco normativo.

4. El Representante Legal de la entidad, deberá gestionar los recursos técnicos, humanos y financieros necesarios para realizar la implementación del nuevo marco normativo de regulación contable, con cargo a los recursos apropiados en el presupuesto de cada entidad para la presente vigencia fiscal.

5. El jefe de control interno o quien haga sus veces, deberá evaluar e informar trimestralmente al Representante Legal de la entidad, sobre la gestión realizada y el grado de avance de implementación de las citadas normas.

6. Las entidades del Distrito Capital que administren información relevante para el proceso de depuración contable de las entidades de gobierno, deberán facilitar mecanismos de cooperación interinstitucional que les permita a las entidades presentar saldos iniciales acordes con su realidad financiera.

7. La Secretaría Distrital de Hacienda a través de la Dirección Distrital de Contabilidad, en el marco de las competencias establecidas en el Decreto 601 de 2014, continuará liderando y coordinando con las entidades de gobierno del Distrito Capital, el avance en la implementación de las estrategias requeridas para dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la presente Directiva, e igualmente brindará el apoyo y asesoría técnica que se requiera dentro del proceso. 

8. La gestión realizada, así como el grado de avance del proceso de implementación del nuevo marco normativo de regulación contable, harán parte integral del Acta de Informe de Gestión, cuando se produzcan cambios de representante legal en las entidades públicas, y deberá referirse a las condiciones en que se encuentra y se entrega el Sistema de Información Contable de la entidad.

9. El Representante Legal de la entidad, deberá socializar los lineamientos impartidos mediante la presente Directiva al interior de cada entidad u organismo distrital, con el fin de dar estricto cumplimiento a las disposiciones que rijan en la materia, y planeará adecuadamente las actividades requeridas para la implementación del nuevo marco normativo de regulación contable.

10. Durante el período de preparación obligatoria, las entidades destinatarias de la presente Directiva seguirán reportando información en las condiciones y plazos definidos por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad, además de la información que requieran las autoridades administrativas y los organismos de control en el marco de sus competencias.

Cordialmente,

ENRIQUE PEÑALOSA LONDOÑO

Alcalde Mayor

NOTAS DE PIE DE PÁGINA

1. “Por la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones”

2. “Instrucciones para la transición al Marco normativo para entidades de gobierno”.

Proyectó: Juan Camilo Santamaría Herrera, Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación

Irma Consuelo Díaz García, Profesional Especializado

Zulay Viviana Muñoz Galván, Asesor

Revisó:    Héctor Felipe Ángel Carvajal, Subsecretario Técnico

                Marcela Victoria Hernández Romero, Directora Distrital de Contabilidad

                Leonardo Arturo Pazos Galindo, Director Jurídico

Aprobó:   Beatriz Elena Arbeláez Martínez, Secretaria Distrital de Hacienda