RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 014 DE 2017

(Junio 12)

Para:  SUBSECRETARIO/A DE DESPACHO, DIRECTORES/AS JEFES/AS DE OFICINA 

De: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: DIRECTRICES PARA RESPONSABLES DE PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Radicación: 3-2017-1853 del 12 de junio de 2017

Con el propósito de alcanzar una efectiva ejecución física y presupuestal de los proyectos de inversión que adelanta la Entidad, en términos de cumplimiento de metas y actividades, así como fortalecer el ejercicio de supervisión de todas las tareas inherentes al proceso de planeación, gestión y control de los mismos, de manera atenta les solicito dar cumplimiento a todas y cada una de las directrices de la presente Circular, que tiene como propósito determinar con claridad las obligaciones de los Responsables de Proyectos de Inversión de la Secretaría Jurídica Distrital.

1. Formular, actualizar, hacer seguimiento y en general coordinar el desarrollo del proyecto de inversión, contando con la asesoría y el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, la cual revisará los documentos de formulación, emitirá el concepto de viabilidad correspondiente y registrará la información en el Sistema de Información - SEGPLAN, en concordancia con la metodología establecida para el efecto por la Secretaría Distrital de Planeación.

2. Informar de manera oportuna a la Oficina Asesora de Planeación los cambios o modificaciones realizadas en las metas, actividades o cualquiera de los componentes del proyecto de inversión, así como de su presupuesto, adjuntando la correspondiente justificación y los documentos establecidos para este fin.

3. Apoyar a la Oficina Asesora de Planeación en la preparación del anteproyecto de presupuesto de inversión para cada vigencia fiscal.

4. Reprogramar anualmente el plan de acción del proyecto de inversión a su cargo e informar oportunamente cualquier modificación o ajuste que se requiera.

5. Formular y presentar el respectivo plan contractual, de acuerdo con las directrices establecidas en la Entidad, con el fin de que sea aprobado por el Comité de Contratación, así como sus modificaciones.

6. Calcular los tiempos de los trámites previos, relacionados con la celebración de los contratos del proyecto de inversión, teniendo en cuenta los aspectos Técnicos (especificaciones, estudios básicos, diseños, planos), Económicos (cotizaciones, disponibilidades y reservas presupuestales), Administrativos (viabilidad y sostenibilidad) y Jurídicos (pliegos, evaluaciones), para garantizar una adecuada programación y ejecución del plan contractual.

7. Solicitar con suficiente antelación al proceso de Gestión Financiera y Contable, los certificados de disponibilidad presupuestal, los cuales deberán ajustarse para todos los efectos a las actividades y metas descritas en la Ficha EBI-D del proyecto de inversión.

8. Enviar oportunamente los estudios y documentos previos para que se adelanten los diferentes procesos de selección y de contratación, ajustándose a los procedimientos y todas aquellas disposiciones que se emitan al respecto.

9. Mantener actualizado el Programa Anual de Caja - PAC del proyecto de inversión y darle estricto cumplimiento al cronograma de pagos, evitando la postergación de éstos por compromisos adquiridos, salvo en los casos de fuerza mayor (suspensión o congelación de recursos).

10. Hacer seguimiento a las obligaciones que se originan de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto de inversión, a fin de garantizar los resultados previstos.

11. Presentar periódicamente a la Oficina Asesora de Planeación, los informes de gestión y resultados que contienen los avances físicos y presupuestales del proyecto de inversión, así como el seguimiento y evaluación de los indicadores relacionados con los compromisos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo. Por su parte, la Oficina Asesora de Planeación hará la retroalimentación y solicitará los ajustes a que haya lugar.

12. Custodiar, conservar y responder por el archivo histórico de la formulación, ejecución y control de los proyectos asignados, así como de los documentos de soporte.

13. Preparar y presentar los informes sobre el proyecto de inversión que soliciten los Organismos de Control y demás entidades Distritales o Nacionales, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

14. En los casos que el responsable del proyecto ejerza el rol de supervisor o interventor de un contrato debe dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y demás normas que regulen la materia.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNANDEZ CORZO

Secretaria Jurídica Distrital

Proyectó: Víctor Hernando Murillo Hurtado, Profesional de la OAP

Revisó: Camilo Andrés Peña Carbonell, Jefe Oficina Asesora de Planeación